Biên bản giao hàng được sử dụng khi thực hiện việc mua bán hàng hóa giữa cá nhân với cá nhân, giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp hoặc giữa cá nhân với doanh nghiệp. Biên bản giao hàng xác nhận việc mua bán đã hoàn thành xong, ghi rõ chi tiết về hàng hóa, giá trị đã bao gồm thuế, kèm theo trách nhiệm của hai bên.
Biên bản giao hàng cần ghi rõ thông tin bên mua và bên bán, nếu là doanh nghiệp thì ghi tên người đại diện (thường là giám đốc), ghi địa chỉ chính xác công ty và mã số thuế để tra cứu. Người lập biên bản cũng cần ghi rõ mặt hàng, số lượng, đơn giá (bằng số và bằng chữ). Biên bản giao hàng này cũng là một hình thức của biên bản bàn giao tài sản, sử dụng khi mua bán tài sản với số lượng và giá trị lớn.
Biên bản giao hàng cũng nêu rõ bên bán đã xác nhận giao hàng với đủ số lượng cho bên mua còn bên mua cũng phải có trách nhiệm thanh toán trị giá tiền hàng tại thời điểm đã giao hẹn. Biên bản còn quy định việc đưa ra giải quyết trước pháp luật nếu bên mua không trả tiền theo đúng hẹn.
Đi đôi với biên bản giao hàng có thể có biên bản giao nhận tiền đặt cọc trước đó nhằm làm căn cứ để thanh toán nốt số tiền còn lại. Nội dung của biên bản giao nhận tiền đặt cọc cần có xác nhận và chữ ký của các bên.
Biên bản giao nhận hàng hóa mà chúng tôi cung cấp là mẫu văn bản chung nhất, có thể áp dụng cho nhiều trường hợp khác nhau trong mọi loại giao dịch khác nhau. Dù bạn kinh doanh, mua bán, trao đổi trong bất kỳ một lĩnh vực nào cũng có thể sử dụng văn bản này nhằm đảm bảo tính chất hành chính cũng như tránh được những tranh cãi, rủi ro không đáng có sau này. Mời bạn đọc cùng tìm hiểu thêm về mẫu biên bản giao nhận, biên bản giao nhận hàng hóa vận chuyển, mẫu biên bản giao nhận tài sản, mẫu phiếu giao hàng excel,mẫu biên bản bàn giao sản phẩm, mẫu biên bản xác nhận khối lượng hàng hóa, download mẫu phiếu giao hàng, mẫu phiếu giao hàng word…
1. Khi nào cần dùng tới biên bản giao nhận hàng hóa?
Mẫu văn bản này sẽ được dùng trong trường hợp khi bên bán tạm gọi là bên A có bán cho bên mua tạm gọi là bên B một số lượng hàng hóa nhất định. Mặt hàng này tùy thuộc vào nhu cầu cũng như sự trao đổi, thống nhất giữa hai bên. Hàng hóa có thể là vật liệu xây dựng hoặc quần áo, giày dép, đồ tiêu dùng...Nhìn chung văn bản này phải ghi rõ tên sản phẩm đồng thời ghi rõ số lượng cũng như đơn giá và bên B phải xác thực, ký vào biên bản đã nhận đủ số hàng. Biên bản giao nhận hàng hóa giúp minh bạch về tài chính, công việc tránh những nhầm lẫn, sai sót không đáng có sau này.
2. Cần lưu ý những gì khi viết biên bản giao nhận hàng hóa?
Phải có thông tin đầy đủ của hai bên
Bất kỳ một loại biên bản hay hợp đồng nào cũng cần phải có thông tin của hai bên, những thông tin cần thiết nhằm chứng minh, xác thực thông tin. Khi có bất cứ một tranh chấp nào xảy ra thì bên pháp luật sẽ dựa vào những thông tin trong văn bản này làm căn cứ cũng như tiến hành điều tra, xét xử. Chính vì thế những thông tin tưởng chừng như đơn giản như tên công ty, trụ sở, số điện thoại, mã số thuế, người đại diện, số điện thoại liên hệ...là bắt buộc cần phải có.
Thông tin về hàng hóa và đơn giá
Biên bản giao nhận hàng hóa chắc chắn phải có thông tin chính xác của mặt hàng. Người viết biên bản cần phải ghi chính xác những thông tin cơ bản như tên mặt hàng, số lượng, đơn giá...Lưu ý là đơn giá tổng phải được ghi chính xác bằng chữ và cả bằng số. Sở dĩ phải được ghi bằng chữ nhằm đảm bảo minh bạch về tài chính, tránh tình trạng một trong hai bên cố tình sửa con số sai lệch thành một khoản tiền khác nhằm trục lợi. Như vậy khi có mâu thuẫn phát sinh sẽ rất khó để có thể giải quyết được.
Chứng thực thông tin đã nhận được hàng
Bên B tức là bên mua hàng phải xác nhận, chứng thực thông tin mình đã nhận được đầy đủ số hàng và sẽ thanh toán vào khoản thời gian nào? Thanh toán với hình thức nào? Và thanh toán một đợt hay chia thành nhiều lần? Thực chất hai bên đã có sự thỏa thuận, cam kết với nhau trong bản hợp đồng hoặc cũng đã có trao đổi, bàn bạc từ trước, tuy nhiên việc cam kết này nhằm giúp cho đôi bên cảm thấy có sự tin tưởng và đồng thời cũng là bằng chứng nếu như sau này xảy ra mâu thuẫn.
Biên bản giao nhận hàng hóa được in thành hai bản, mỗi bên giữ một bản và có giá trị pháp lý như nhau. Nếu như một trong hai vi phạm những điều khoản hoặc cố tình không thanh toán, giao không đúng mặt hàng thì bên còn lại có quyền yêu cầu bồi thường thiệt hại hoặc khởi tố để đòi lại công bằng, quyền lợi cho mình.
Không chỉ có biên bản giao hàng mà hiện nay trong các doanh nghiệp biên bản bù trừ công nợ cũng được sử dụng rất phổ biến để ghi chép lại các thỏa thuận bù trừ công nợ giữa doanh nghiệp này với doanh nghiệp khác. Biên bản bù trừ công nợ cần ghi rõ số công nợ đầu kỳ, các khoản công nợ phát sinh sau này.
Bên cạnh đó các bạn có thể tìm hiểu thêm về mẫu biên bản đối chiếu công nợ để sử dụng trong việc quản lý tình hình công nợ của doanh nghiệp mình. Để thuận tiện cho quá trình sử dụng các bạn có thể lưu biên bản đối chiếu công nợ về dùng ngay để tiết kiệm thời gian soạn thảo.
Nội dung của Biên bản giao hàng:
- Sử dụng khi thực hiện hoạt động mua bán hàng hóa
- Ghi rõ đặc điểm hàng hóa và giá trị
- Cam kết giao hàng và trả tiền đúng hẹn