PowerPoint Viewer được sử dụng làm ứng dụng mặc định để mở các tập tin PowerPoint với các định dạng PPSX, PPS, PPS, POTM, POTX, POT, PPTM, PPTX, PPT hay PPSM trên các phiên bản mới nhất như Powerpoint 2013 hay Powerpoint 2016. Chương trình PowerPoint Viewer sẽ tự động đăng ký làm phần mềm chuẩn trên máy PC chủ nếu máy tính chưa được cài đặt bộ công cụ Microsoft Office.
Ngoài tính năng xem trước bài thuyết trình, PowerPoint Viewer còn có khả năng bật chế độ toàn màn hình, giúp người dùng dễ dàng tập trung theo dõi các slide hơn. Đặc biệt, giao diện phần mềm cung cấp các nút chuyên dụng để điều hướng sang các slide tiếp hoặc quay lại slide trước đó hoặc người dùng có thể sử dụng các mũi tên Back và Forward trên bàn phím để thực hiện thao tác này. Nếu bạn đang có các file thuyết trình được tạo ra từ Powerpoint 2016 thì bạn có thể dùng phần mềm này để xem, hiện Powerpoint 2016 là phiên bản phần mềm tạo thuyết trình có nhiều tính năng thú vị.
Tất cả các bài thuyết trình được xem bằng PowerPoint Viewer đều cho phép in qua thao tác chọn tùy chọn tương ứng trong trình đơn ngữ cảnh của ứng dụng, nghĩa là tải PowerPoint Viewer và người dùng hoàn toàn không cần sử dụng thêm các công cụ in riêng nữa.
Để bổ sung các hiệu ứng 3D cho các bài thuyết trình, bạn có thể sử dụng PowerPlugs: Transitions for PowerPoint để tăng thêm sự sinh động cho các slide của mình, ưu điểm của PowerPlugs: Transitions for PowerPoint chính là khả năng bổ sung hiệu ứng tự động, làm việc trên nhiều hệ điều hành khác nhau.
Các tính năng chính của PowerPoint Viewer:
- Xem trước bài thuyết trình PowerPoint.
- Hỗ trợ nhiều định dạng tập tin.
- Bật chế độ toàn màn hình.
- Dễ dàng điều hướng các slide.
- Hỗ trợ in tập tin.