Mẫu 04/SS HĐĐT

1. Hiệu lực của Mẫu số 04/SS-HĐĐT

Trong trường hợp có sai sót thông tin trên hóa đơn điện tử (viết tắt là HĐĐT) như ghi sai sót về số tiền, sai thuế suất, sai tên, địa chỉ..., người lập hóa đơn cần làm theo mẫu 04/SS-HĐĐT bắt đầu từ ngày 01/07/2022 theo đúng quy định trong Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Mẫu số 04/SS-HĐĐT - Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót

2. Mẫu 04/SS-HĐĐT

Mẫu số 04/SS-HĐĐT đã quy định rõ ràng trong Nghị định 123/2020/NĐ-CP với mẫu như sau.

Mẫu số 04/SS-HĐĐT - Hướng dẫn một số nội dung về hóa đơn điện tử

3. Thời điểm cần gửi mẫu 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế khi phát hiện ra hóa đơn điện tử viết sai

Theo như trong Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định trong khoảng 1 của Điều 7, bạn có thể gửi mẫu số 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thế bất cứ thời gian nào. Tuy nhiên, bạn cần phải nộp chậm nhất vào ngày cuối cùng kỳ kê khai điều chỉnh thuế giá trị gia tăng phát sinh.

Ví dụ: Vào ngày 5/8/2022, doanh nghiệp B lập hóa đơn và được cơ quan thuế cấp mã. Và tới ngày 24/8/2022, doanh nghiệp B phát hiện ra sai sót trên hóa đơn. Thì doanh nghiệp B cần lập và gửi mẫu số 04/SS-HĐĐT chậm nhất đến ngày 31/8/2022 (nếu như kê khai tháng), còn kê khai quý thì chậm nhất là đến ngày 30/9/2022.

4. Cách xử lí hóa đơn điện tử có sai sót

Tùy vào từng trường hợp sai sót mà có cách xử lí hóa đơn điện tử khác nhau.

Trường hợp 1: Hóa đơn chưa gửi cho người mua có sai sót
- Người bán cần lập và gửi mẫu 04/SS-HĐĐT đến cho cơ quan thuế để thông báo hóa đơn có sự sai sót, muốn hủy hóa đơn có mã sai này.
- Tiến hành lập hóa đơn mới, ký số gửi cơ quan thuế để được cấp mã hóa đơn mới thay thế để gửi cho người mua.
- Cơ quan thuế sẽ tiến hành hủy hóa đơn có thông tin sai trên hệ thống.

Trường hợp 2: Cơ quan thuế phát hiện hóa đơn lập có sai sót

Đối với trường hợp này, cơ quan thuế sẽ tiến hành thông báo cho người lập hóa đơn sai sót trên theo mẫu 01/TB-RSĐT.
- Người bán sẽ lập và gửi mẫu 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế theo đúng thời hạn ghi trên mẫu 01/TB-RSĐT quy định mà cơ quan thuế đã gửi.
- Nếu như người bán chưa gửi mẫu 04/SS-HĐĐT mà đã hết hạn thông báo trên mẫu 01/TB-RSĐT thì bên cơ quan thuế sẽ gửi thông báo lần 2. Trong trường hợp quá hạn lần 2 thì cơ quan thuế sẽ xem xét chuyển tới trường hợp kiểm tra dùng HĐĐT.

Trường hợp 3: Hóa đơn đã gửi cho người mua mới phát hiện ra sai sót

* Lập hóa đơn khi thu tiền trước hay khi cung cấp dịch vụ nhưng sau đó bị hủy, chấm dứt dịch vụ thì người bán cần thực hiện việc sau:
- Thực hiện hủy HĐĐT đã lập trước đó.
- Lập mẫu 04/SS-HĐĐT và gửi đến cơ quan thuế nhằm thông báo hủy hóa đơn đã lập.

* Lập hóa đơn sai tên, địa chỉ người mua nhưng không sai mã số thuế:
- Người bán cần thông báo cho người mua về thông tin sai sót này.
- Người bán lập và gửi mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế thông báo có sai sót trong hóa đơn.

* Lập hóa đơn có sai mã số thuế, sai thuế suất, số tiền, tiền thuế hay hàng hóa không đúng chất lượng, quy cách, bạn có 2 lựa chọn sử dụng HĐĐT dưới đây:
- Điều chỉnh hóa đơn
+ Khi điều chỉnh hóa đơn cần có dòng chữ "Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm".
+ Đối với thông tin trong hóa đơn, điều chỉnh tăng thì ghi dấu dương, còn điều chỉnh âm thì ghi dấu âm.
- Lập hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn có sai sót. Đối với cách này thì người lập cần ghi dòng chữ "Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm".

Người bán và người mua nên thỏa thuận trước nên lập hóa đơn mới hay điều chỉnh sai sót trong hóa đơn để đảm bảo có sự thống nhất, tránh sai sót, quá trình diễn ra phức tạp.

Mẫu 04/SS-HĐĐT này sẽ bắt đầu có hiệu lực từ ngày 01/07/2022. Do đó, các bạn cần nắm vững các thông tin cũng như tải mẫu về để có thể thực hiện dễ dàng nếu như phát hiện ra hóa đơn điện tử có sai sót.