Việc ghi nhật ký chung được quy định rõ ràng theo thông tư 200 của bộ tài chính vì thế các đơn vị, doanh nghiệp đều bắt buộc bộ phận kế toán phải ghi nhật ký chung kế toán chi tiết để có thể theo dõi tình hình tài chính của đơn vị mình bất cứ khi nào và làm cơ sở thanh toán các chứng từ, làm cơ sở kiểm soát tài chính và báo cáo lại cấp trên khi cần thiết.
Đi kèm với nhật ký chung sẽ có Mẫu sổ cái dùng cho hình thức kế toán nhật ký chung dành cho nhân viên kế toán thực hiện các nhiệm vụ ghi chép sổ sách, thống kê những chi tiêu trong doanh nghiệp. Đặc biệt Mẫu sổ cái theo hình thức nhật ký chung giúp các nhân viên kế toán dễ dàng kiểm soát ngân sách của doanh nghiệp.
Việc ghi chép nhật ký chung kế toán cần phải do người có nghiệp vụ kế toán phụ trách để bảo đảm sự chính xác tuyệt đối. Mỗi ngày kế toán trưởng cần kiếm tra lại các nội dung ghi trong nhật ký chung sau đó ký kết xác nhận và làm căn cứ ghi chép lại sổ cái đầy đủ. Việc ghi nhật ký chung phải có căn cứ kèm theo các nội dung ghi chứ không ghi nhật ký chung khi không có căn cứ hóa đơn hay chứng từ.
Các kế toán sẽ căn cứ vào các chứng từ, hóa đơn, biên lai, phiếu thu, phiếu chi của đơn vị mình của từng ngày để ghi chép lại vào nhật ký chung theo đúng thời gian ghi trong các chứng từ đó. Các nội dung trong nhật ký chung bao gồm ngày tháng ghi sổ, chứng từ thì ghi rõ ngày tháng, số hiệu của chứng từ, cột diễn giải sẽ giải thích rõ ràng về chứng từ đó để khi xem lại bạn có thể hiểu được nội dung chứng từ trước đó. Tiếp theo là thông tin về tài khoản nợ, tài khoản có, tài khoản đối ứng, số phát sinh.
Nội dung của nhật ký chung được lập thành bảng biểu rất rõ ràng, khoa học vì thế rất người viết và người xem đều rất dễ hiểu. Sau mỗi ngày người ghi sổ nhật ký chung kế toán sẽ tổng kết lại các nội dung ghi chép trong ngày và chuyển cho kế toán trưởng kiểm tra lại và ký xác nhận cho ngày hôm đó. Kế toán trưởng cần kiếm tra, rà soát và đối chiếu với các chứng từ đi kèm cho chính xác rồi mới ký xác nhận. Sau đó kế toán trưởng sẽ căn cứ vào sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cái các nội dung về tài khoản, tài chính cho đầy đủ và chính xác nhất.
Việc ghi chép nhật ký chung mỗi ngày tương đối nhiều nhưng các kế toán vẫn cần ghi chép rõ ràng nhật ký chung để làm căn cứ ghi vào sổ cái kế toán cho đầy đủ và chính xác. Khi cần đối chiếu và xem xét lại các chứng từ, các khoản thu chi của doanh nghiệp, đơn vị cũng dễ dàng hơn rất nhiều và rất thuận tiện cho những người quan lý trong việc kiểm tra, giám sát tình hình tài chính của đơn vị mình.