Theo Nghị định 158/2005/NĐ-CP của Chính phủ về đăng ký và quản lý hộ tịch thì bản chính của Giấy khai sinh sẽ được cấp lại trong các trường hợp "bị mất, hư hỏng hoặc phải ghi chú quá nhiều nội dung do được thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch hoặc điều chỉnh hộ tịch mà Sổ đăng ký khai sinh còn lưu trữ được". Cơ quan thực hiện việc cấp lại bản chính Giấy khai sinh là Ủy ban nhân dân cấp huyện, nơi lưu trữ Sổ đăng ký khai sinh.
Theo 24 Nghị định 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 cũng quy định việc khai sinh, kết hôn, khai tử đã được đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam trước ngày 1/1/2016 nhưng sổ hộ tịch và bản chính giấy tờ hộ tịch đều bị mất thì được đăng ký lại. Hồ sơ đăng ký lại việc khai sinh gồm bản Tờ khai theo mẫu quy định cùng toàn bộ bản sao toàn bộ hồ sơ, giấy tờ của người yêu cầu hoặc hồ sơ, giấy tờ có chứa thông tin liên quan đến nội dung khai sinh.
Khi làm thủ tục cấp lại Giấy khai sinh bản chính, người yêu cầu cần tuân thủ các quy định về thời gian làm việc và tiếp nhận hồ sơ của nơi giải quyết, bởi các giấy tờ hộ tịch còn chứa các thông tin liên quan đến nhiều giấy tờ khác nữa, cho nên khi làm tờ khai hay điền các thông tin vào giấy tờ được yêu cầu, các bạn cần khai tỉ mỉ, chính xác tuyệt đối từng thông tin để tránh việc làm đi làm lại mất thời gian.
Thủ tục cấp lại Giấy khai sinh bản chính sẽ phức tạp hơn so với thủ tục cấp giấy khai sinh bản sao, vì vậy, bạn cần nắm rõ được các thủ tục cần thiết để có thể có được sự chuẩn bị kỹ lưỡng để tránh được những thiếu sót không đáng. Bên cạnh những lưu ý về Thủ tục cấp lại Giấy khai sinh bản chính, bạn sẽ còn được cung cấp một tờ khai cấp lại bản chính giấy khai sinh đầy đủ, chi tiết để bạn có thể hoàn thành những nội dung thông tin trong đó và gửi trực tiếp lên các cơ quan có thẩm quyền cấp giấy khai sinh bản chính cho bạn.
Nếu như giấy khai sinh bản gốc của bạn đã quá cũ, nhàu nát hoặc mong muốn thay đổi một số thông tin trong đó, bạn sẽ cần phải làm Thủ tục cấp lại Giấy khai sinh bản chính để được các cơ quan có thẩm quyền cấp giấy khai sinh bản chính lại cho bạn. Bạn có thể đến trực tiếp Ủy ban nhân dân cấp huyện, nơi lưu trữ Sổ đăng ký khai sinh để xin cấp lại, làm lại giấy khai sinh. Người có yêu cầu cấp lại giấy khai sinh bản chính sẽ phải hoàn thành tất cả các Thủ tục cấp lại Giấy khai sinh bản chính để được bên chính quyền xem xét nguyên nhân, tính xác thực của thông tin, sau đó sẽ tiến hành cấp giấy khai sinh lại cho người làm đơn.
Thủ tục cấp lại Giấy khai sinh bản chính cần có các loại giấy tờ sau đây :
- Tờ khai cấp lại bản chính Giấy khai sinh theo quy định, trong đó, bạn cần ghi rõ thông tin người khai bao gồm thông tin về họ tên, nơi thường trú/tạm trú, số chứng minh nhân dân hoặc các giấy tờ tùy thân để chứng minh, quan hệ với người được cấp lại bản chính Giấy khai sinh,đồng thời trong tờ khai cấp lại bản chính Giấy khai sinh cũng sẽ trình bày thông tin người mong muốn được cấp lại giấy khai sinh bản gốc bao gồm họ tên, ngày/tháng/năm sinh, nơi sinh, dân tộc, quốc tịch, nơi tạm trú, thông tin về cha/mẹ, thời gian đăng ký khai sinh trước đó, lý do xin cấp lại, cam đoan những kê khai là chính xác và có xác nhận vào trong tờ khai.
- Bản sao toàn bộ các hồ sơ, giấy tờ liên quan đến người yêu cầu hoặc toàn bộ những giấy tờ liên quan đến nội dung khai sinh của chính người có nhu cầu cấp lại giấy khai sinh.
- Ngoài ra, nếu người yêu cầu cấp lại giấy khai sinh là cán bộ, công chức, viên chức, những người đang công tác tại lực lượng vũ trang thì cần phải có các giấy tờ xác minh kèm theo.
Nếu thấy các giấy tờ chứng minh được nhân thân, bản thân của người mong muốn cấp lại giấy khai sinh bản gốc là chính xác và có tình xác thực cao, bên có thẩm quyền sẽ thực hiện cấp lại giấy khai sinh bản gốc theo nguyện vọng của người khai. Vì vậy, bạn cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định vừa nêu trên, sau đó, bạn nộp trực tiếp lên UBND nơi bạn làm tờ khai đăng ký khai sinh trước đây hoặc nơi bạn đang thường trú để hoàn tất thủ tục cấp giấy khai sinh bản gốc.
Thủ tục cấp lại Giấy khai sinh bản chính quy định, nếu như người đăng ký cấp giấy khai sinh bản sao đã được cấp trước đó thì giấy khai sinh bản gốc được cấp lại sẽ dựa vào những nội dung thông tin đó. Bên cạnh đó, nội dung giấy khai sinh bản gốc được cấp lại cũng có thể dựa trên các giấy tờ liên quan đến các hồ sơ đã được cấp liên quan đến người đó như sổ hộ khẩu, giấy chứng minh nhân dân, học bạ,...