Hồ sơ của các học sinh, sinh viên sẽ được lưu trữ tại trường mà các em đang theo học nhằm giúp việc theo dõi, giám sát, đánh giá kết quả của từng học sinh được chính xác nhất, tuy nhiên, khi bạn muốn rút hồ sơ ra khỏi trường, bạn bắt buộc phải sử dụng đến đơn đề nghị thôi học và rút hồ sơ để gửi lên Ban Giám hiệu nhà trường, trình bày rõ lý do xin rút hồ sơ trong đơn đề nghị để được xem xét, quyết định cho rút hồ sơ theo đúng quy định chung.
Hiện có nhiều mẫu đơn đề nghị được sử dụng với nhiều mục đích khác nhau, trong các lĩnh vực kinh tế hay vấn đề xã hội chẳng hạn đơn đề nghị hưởng trợ cấp xã hội 1 lần hay đơn đề nghị cấp sổ BHXH. Đối với hộ gia đình hay cá nhân có thân nhân đã từng cống hiến cho xã hội như trải qua chiến tranh hoặc thực hiện nhiệm vụ bảo vệ tổ quốc, hoặc thuộc diện cần trợ cấp thì cần làm đơn đề nghị hưởng trợ cấp xã hội 1 lần để được các cơ quan có thẩm quyền giải quyết.
Trường hợp các bạn học sinh muốn được miễn giảm học phí để có thêm điều kiện hỗ trợ trong học tập, học sinh sẽ làm đơn đề nghị miễn giảm học phí nộp lên nhà trường, điều kiện để được phê duyệt là gia đình học sinh phải thuộc đối tượng chính sách đãi ngộ của nhà nước. Mẫu đơn đề nghị miễn giảm học phí gồm đầy đủ thông tin về học sinh, về gia đình, đối tượng được hưởng ưu tiên của gia đình... khi mẫu đơn có đầy đủ điều kiện sẽ được phê duyệt đơn.
Trong mẫu đơn đề nghị thôi học và rút hồ sơ sẽ phải trình bày rõ những thông tin liên quan đến học sinh, sinh viên xin thôi học, rút hồ sơ, bao gồm tên, ngày sinh, mã số sinh viên, ngành học, khoa, hệ đào tạo, nêu rõ lý do xin rút thôi học, rút hồ sơ,... Ngoài ra, bạn nên ghi rõ số giấy tờ kèm theo hồ sơ xin thôi học của bạn (nếu có). Mẫu đơn đề nghị thôi học và rút hồ sơ sẽ được gửi tới Ban Giám hiệu của nhà trường để được xác nhận theo đúng quy định. Mẫu đơn đề nghị thôi học và rút hồ sơ còn được đính kèm theo phiếu hẹn cấp quyết định thôi học và rút hồ sơ do nhà trường ghi và gửi lại các bạn sinh viên làm hồ sơ, chứng nhận việc đã nhận hồ sơ của các em đồng thời hẹn thời gian cụ thể trả lại hồ sơ để các bạn làm đơn có thể nắm bắt được và đến đúng thời gian, địa điểm để lấy lại hồ sơ của mình
Trường hợp bạn có sổ Bảo hiểm xã hội nhưng chẳng may bị mất, bạn có thể làm đơn đề nghị cấp sổ BHXH gửi lên cơ quan cấp trên xem xét, giải quyết để cấp lại sổ cho bạn.