Trong các doanh nghiệp, đơn vị thì phiếu chi được lập nhằm làm căn cứ ghi nhận số tiền thực tế đã xuất quỹ, kèm theo đó là chứng từ gốc rõ ràng thể hiện việc mục đích của việc xuất quỹ này để chi trả cho việc gì. Phiếu chi cũng là cơ sở để ghi chép các sổ sách liên quan khác về vấn đề tài chính của đơn vị đó, giúp cho kế toán quản lý và kiểm tra dễ dàng. Phiếu thu đi liền với phiếu chi và phiếu thu chỉ được giải quyết sau khi người sử dụng phiếu chi đã hoàn thành xong công việc.
Trong phiếu chi thì cần đảm bảo một số nội dung chính là thông tin về người nộp tiền, số tiền nộp và thông tin về các chứng từ kèm theo để xác minh việc xuất quỹ tiền mặt là chính xác và rõ ràng. Các nội dung này đều là các nội dung cơ bản, cần thiết vì thế cách viết mẫu phiếu chi cũng không có gì phức tạp, người lập phiếu chỉ cần ghi đầy đủ và chính xác các nội dung trên.
Mẫu phiếu chi là một biểu mẫu được quy định rõ ràng và cụ thể bởi bộ Tài chính vì thế các đơn vị đều áp dụng chung một mẫu phiếu chi để đảm bảo sự thống nhất giữa các đơn vị và dễ dàng cho các kế toán khi làm việc. Ở phần thông tin của người nộp tiền thì cần ghi rõ ràng và cụ thể họ tên người nộp tiền, địa chỉ người nộp. Phần lý do nộp tiền thì ghi ngắn gọn, dễ hiểu như tiền mua vật liệu, chi tiền thi công sơn sửa nhà máy… Số tiền được chi phải ghi rõ bằng số và bằng chữ cho rõ ràng, đi kèm theo chứng từ gốc về khoản tiền đó để làm căn cứ.
Mẫu phiếu thu chi bằng Excel cũng là cách mà những người làm công việc kế toán vẫn thường sử dụng, bởi sử dụng mẫu phiếu thu chi bằng Excel còn hỗ trợ được các công việc tính toán, nhất là khi đó là những dữ liệu cần sự chính xác cao.
Cách viết mẫu phiếu chi không khó, nhưng nếu không tìm hiểu sẽ không đảm bảo sự chính xác và đầy đủ vì thế các kế toán và thủ quỹ các đơn vị, doanh nghiệp cần phải lưu ý. Khi hoàn thành phiếu chi thì phiếu chi sẽ được lập làm 3 liên có giá trị tương đương nhau. Một liên giao cho người nhận tiền, 1 liên sẽ lưu lại ngay nơi lập phiếu và 1 liên thì giao cho kế toán làm căn cứ ghi sổ sách theo đúng quy định.
Bên cạnh đó, người phụ trách lập phiếu chi cần lưu ý đối với trường hợp xuất phiếu chi trong cùng đơn vị thì không cần đóng dấu nhưng nếu liên phiếu chi được gửi cho người nhận tiền bên ngoài doanh nghiệp thì cần phải đóng dấu xác nhận rõ ràng. Cách viết mẫu phiếu chi theo đúng quy định bao gồm một số nội dung và lưu ý như trên, hy vọng sẽ giúp bạn đọc hoàn thành tốt công việc của mình.