Trong nghiệp vụ kế toán thì có rất nhiều biểu mẫu cần sử dụng để quản lý hàng hóa, tài chính và biểu mẫu sổ quỹ tiền mặt được sử dụng bắt buộc trong tất cả các đơn vị. Biểu mẫu này sẽ hỗ trợ thủ quỹ và kế toán ghi chép lại chi tiết các khoản sử dụng tiền mặt của doanh nghiệp mình, chi cho việc gì, có chứng từ, hóa đơn kèm theo không. Đây là căn cứ để tổng kết thu chi với quản lý và khi cần kiểm tra, đối chứng cũng rất thuận tiện.
Ngoài ra việc theo dõi sổ quỹ tiền mặt cũng giúp kế toán và thủ quỹ nắm được tình hình chi tiêu, tài chính của doanh nghiệp mình để kịp thời cân đối cho hợp lý nhất. Căn cứ vào đó kế toán cũng có cơ sở để vào sổ sách, làm báo cáo tài chính hàng tháng, hàng quý cho rõ ràng và chính xác, thể hiện sự chuyên nghiệp trong tác phong làm việc.
Bên cạnh sổ quỹ tiền mặt, còn có Mẫu sổ cái dùng cho hình thức kế toán nhật ký chung cũng rất quan trọng trong công việc kế toán. Đăc biệt mẫu sổ cái theo hình thức chung giúp các lãnh đạo dễ dàng quản lý hoạt động của doanh nghiệp thông qua những con số
Sổ quỹ tiền mặt bao gồm một số nội dung chính cần thể hiện là thời gian ghi sổ, ngày tháng chứng từ, số hiệu chứng từ từng khoản thu chi và số tiền cụ thể cho từng nội dung. Về mục ngày tháng thì căn cứ vào ngày tháng thực hiện các khoản thu chi tương ứng để ghi cho chính xác. Về chứng từ kèm theo thì phải ghi rõ ngày tháng lập chứng từ được ghi trên chứng từ cho trùng khớp, chứng từ thu hay chi phải ghi rõ ràng và trình bày diễn giải mục đích thu chi của chứng từ đó.
Về nội dung số tiền mặt thì được chia làm 3 cột là tiền thu, tiền chi và số tiền còn tồn lại là bao nhiêu. Qua các số liệu này, kế toán có thể dễ dàng kiểm chứng, đối chiếu với thực tế để biết các thông tin này đã chính xác hay chưa, các mục ghi chép đã đầy đủ chưa. Nếu số liệu không khớp thì cần kiểm tra lại cho khớp toàn bộ sổ sách. Sau đó người ghi sổ sẽ ký xác nhận và gửi lên cho kế toán trưởng xem xét, kiểm tra và ký xác nhận.
Mẫu sổ quỹ tiền mặt thể hiện rõ ràng nhất tình hình thu chi tiền mặt của một đơn vị vì thế việc ghi chép phải tuân thủ đúng theo mẫu quy định của bộ Tài chính, các khoản thu chi phải liệt kê rõ ràng có chứng từ kèm theo làm căn cứ cụ thể để so sánh, đối chiếu và kiểm tra khi cần thiết. Việc ghi chép sổ quỹ tiền mặt cũng là một trong những nghiệp vụ kế toán quan trọng cần thiết mà các kế toán cần lưu ý tìm hiểu để ứng dụng vào công việc thực tế.