Khi muốn mượn một phòng họp hay giảng đường để phục vụ cho việc tổ chức một sự kiện, các bạn có thể gửi giấy mượn phòng họp, giảng đường ngoài kế hoạch để gửi lên lãnh đạo Phòng Đào tạo hoặc phòng Quản trị - Thiết bị để được xem xét và cấp phép sử dụng phòng đó trong thời gian đã ghi trong giấy mượn. Để được phép sử dụng phòng theo đúng nguyện vọng, bạn cần phải ghi rõ lý do mượn, thời gian sử dụng cụ thể.
Còn với những ai ở lại trường do yêu cầu công việc, có thể các bạn sẽ phải làm giấy gửi xe qua đêm tại trường để được gửi xe, trông xe an toàn. Hiện nhiều trường đã cấp giấy gửi xe qua đêm tại trường hàng tháng cho những ai có nhu cầu sử dụng.
Giấy mượn phòng họp, giảng đường ngoài kế hoạch gồm có hai phần, phần nội dung dành cho người mượn ghi, trong đó, bạn cần ghi rõ họ và tên người đăng ký, đơn vị học tập, giảng dạy, tên giảng đường, phòng họp đề nghị mượn, lý do sử dụng, thời gian sử dụng,... Bất cứ ai đang học tập hoặc giảng dạy trong nhà trường đều có thể gửi giấy mượn phòng họp, giảng đường ngoài kế hoạch để được cấp phép sử dụng giảng đường, phòng họp phục vụ cho công tác học tập, giảng dạy của mình.
Bạn xem thêm hợp đồng mượn nhà làm trụ sở văn phòng công ty với nội dung tương tự như mẫu hơp đồng mượn nhà. Nội dung của hợp đồng mượn nhà làm trụ sở văn phòng công ty nói đến việc sử dụng nhà cho mượn làm văn phòng chứ không phải vì mục đích ở.
Giấy mượn phòng họp, giảng đường ngoài kế hoạch còn có phần dành cho Phòng Đào tạo/Phòng Quản trị - Thiết bị ghi ý kiến của mình, trong đó, có thể ghi cụ thể có đồng ý hoặc không đồng ý cho mượn, đồng ý cho mượn giảng đường, phòng họp khác hoặc tất cả phòng họp, giảng đường đã có lịch sử dụng,... Ngoài ra, nếu bạn có nhu cầu sử dụng các thiết bị có sẵn trong phòng, bạn sẽ phải làm đề nghị mượn các thiết bị trong phòng để được sử dụng đúng theo quy định.