Thư mời họp về bản chất là một thông báo về sự kiện cuộc họp sẽ diễn ra sắp tới trong một doanh nghiệp nào đó, có tác dụng thông tin về thời gian, địa điểm và nội dung cuộc họp đó. Những ai nhận được thư mời họp là đối tượng bắt buộc phải tham gia bởi vì bạn là một mắt xích quan trọng trong cơ quan, những công việc bạn đang làm đóng góp lớn cho công ty và cuộc họp sắp diễn ra cần có bạn để được phổ biến các thay đổi, chính sách, định hướng mới cho công việc.
Download Mẫu thư mời họp
Mẫu số 1
Tải mẫu này TẠI ĐÂY
Mẫu số 2
Tải mẫu này TẠI ĐÂY
Mẫu số 3
Tải mẫu này TẠI ĐÂY
Mẫu số 4
Tải mẫu này TẠI ĐÂY
Mẫu số 5
Tải mẫu này TẠI ĐÂY
Thư mời họp là gì?
Mẫu thư mời họp ở đây là mẫu thư thông báo và mời cá nhân đó tham dự cuộc họp quan trọng tại cơ quan với nội dung bàn về công việc chung. Thư mời họp hiện nay được sử dụng phổ biến tại các cơ quan doanh nghiệp và thường do bộ phận hành chính nhân sự soạn thảo, dưới sự phê duyệt của Ban giám đốc.
Họp là một hoạt động thường xuyên tại các cơ quan hiện nay, đối với các đơn vị kinh doanh nhỏ, ít người thì việc thông báo mời họp có thể bằng miệng nhưng đối với những tập đoàn lớn, đông người, việc họp nhất định phải được chuẩn chỉnh hóa bằng thư mời, có thể là thư trực tuyến hoặc thư in ấn gửi trực tiếp đến các cá nhân liên quan. Điều này sẽ làm cho tính chất việc họp trở nên cần thiết và quan trọng hơn, mỗi người sẽ tự ý thức được việc chuẩn bị cho cuộc họp được diễn ra thuận lợi và chu đáo.
Với những cuộc họp thông thường, thông tin trong thư mời họp chỉ bao gồm thời gian và địa điểm, còn với những cuộc họp khẩn cấp và quan trọng, còn có phần nói qua về nội dung sẽ được tiến hành trong cuộc họp, chẳng hạn như họp khẩn để bàn về việc xử lý cá nhân vi phạm nghiêm trọng nội quy công ty, làm tổn thất đến giá trị tài sản hay danh dự của doanh nghiệp; họp bàn xem xét khen thưởng với những cá nhân có thành tích ấn tượng đột xuất, họp về tinh giảm biên chế, họp bàn kế hoạch kinh doanh trong quý mới...
Dù họp với nội dung gì thì việc tạo ra một mẫu thư mời chuẩn về nội dung và hình thức để làm cho tính chất cuộc họp trở nên nghiêm túc hơn. Ngoài mẫu thư mời họp sử dụng phổ biến trong cơ quan, hiện nay còn có rất nhiều mẫu thư mời họp với các nội dung khác nhau như họp mặt đồng hương, họp chi bộ đảng..
Khi bạn muốn mời một số đối tượng nào đó đi dự cuộc họp quan trọng của cơ quan cần viết thư mời họp chứ không thể gọi điện, nội dung của mẫu thư mời họp cần phải đáp ứng được các nội dung cơ bản như chi tiết về cuộc họp, thời gian địa điểm diễn ra cuộc họp... bạn đọc cùng tham khảo nội dung biểu mẫu sẵn để hiểu hơn nhé.
Nội dung của thư mời họp
Với những đặc điểm quan trọng của mẫu thư mời họp trên đây chắc hẳn phần nào các bạn cũng đã hình dung ra được mẫu thư mời họp cần viết những gì và có những nội dung, mục đích như thế nào. Mẫu thư mời họp được sử dụng cho rất nhiều những trường hợp trong cuộc sống hàng ngày, chính vì thế bạn có thể thấy những mẫu giấy hay mẫu thư mời họp như: Mẫu giấy mời họp phụ huynh, mẫu giấy mời hội nghị, mẫu giấy mời đại hội, mẫu giấy mời liên hoan, mẫu giấy mời họp mặt hay mẫu giấy mời dự tiệc và mẫu giấy mời làm việc. Làm sao để viết giấy mời hay đúng chuẩn và có mẫu giấy mời đẹp là câu hỏi của rất nhiều người, vì thế bạn hãy cùng tham khao hết những mẫu giấy mời trên để lựa chọn và sử dụng sao cho hợp lý nhất.
Nội dung của thư mời họp khá đơn giản và ngắn gọn, bao gồm tên cơ quan được viết ở góc bên trái, quốc hiệu tiêu ngữ phía bên phải và tiêu đề thư mời viết chữ in hoa có dấu. Nội dung thư mời họp là kính gửi tới khách mời viết đầy đủ họ tên, dự cuộc họp gì, địa điểm và thời gian được viết cụ thể nhất , cần viết rõ lý do cuộc họp hay những vấn đề được đưa ra trong cuộc họp và cuối cùng là chữ ký của thủ trưởng cơ quan vậy là đã hoàn thiện mẫu thư mời nhanh chóng nhất, ngoài ra còn rất nhiều những mẫu thư mời khác tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng của môi cơ quan hay tổ chức mà có những mẫu thư mời khác nhau, vì vậy bạn hãy cùng tìm hiểu nhiều hơn nữa để lựa chọn được mẫu thừ mời phù hợp và sử dụng.
Không chỉ có mẫu thư mời họp mà còn rất nhiều những mẫu giấy tờ hay biểu mẫu khác, hay những tài liệu mà bạn có thể sẽ sử dụng đến. Hãy cùng tham khảo nhiều hơn nữa trên Taimienphi.vn để biết thêm chi tiết, hay nếu bạn là người có ít thời gian, bận rộn thì có thể tải trực tiếp những giấy tờ này về miễn phí để sử dụng nhanh chóng và dễ dàng nhất.
Khi mời một đối tượng tham gia vào cuộc họp của cơ quan nhà nước hay công ty riêng, bạn cần xác định đối tượng được mời là thành phần như thế nào, lời lẽ trong thư mời cần trang trọng, không rườm rà, người đọc hiểu được bạn đang mời họ tham dự cuộc họp về vấn đề gì, và điều quan trọng nhất là thời gian và địa điểm cuộc họp.
Khi nào cần dùng tới mẫu thư mời họp
Mẫu thư mời họp được dùng trong rất nhiều những trường hợp khác nhau như mời họp phụ huynh, mời họp hội nghị hoặc đại hội, hoặc cũng là mời họp nội bộ tron các công ty, doanh nghiệp… Nhìn chung tùy vào từng hoàn cảnh cụ thể mà văn bản này sẽ được dùng trong những mục đích khác nhau, chẳng hạn giấy mời họp lớp được sử dụng khi muốn họp mặt bạn cũ, những người đã tưng học chung một lớp và giấy mời hợp lớp sẽ được chuyển tới tất cả các thành viên của lớp cũ. Mẫu thư mời họp mà chúng tôi cung cấp là văn bản chung nhất, bạn đọc có thể tải miễn phí mẫu tài liệu này về máy và sau đó điền những thông tin cần thiết sao cho phù hợp với hoàn cảnh cụ thể của công ty, doanh nghiệp hoặc cá nhân mình.
Một số lưu ý khi bạn viết mẫu thư mời họp
Thông tin của người mời họp
Phần này người viết giấy cần phải ghi rõ thông tin của người họp như họ và tên, chức vụ...để người nhận giấy có thể biết được chính xác ai là người mời mình họp. Ngoài ra bạn cũng có thể ghi thêm số điện thoại liên hệ để người nhận có thể liên lạc lại trong những trường hợp cần thiết đối với những mẫu giấy mời như họp lớp hoặc họp gặp mặt...
Tóm tắt nội dung cuộc họp
Người viết mẫu thư mời họp phải có trách nhiệm ghi rõ nội dung cuộc họp là gì. Phần này chỉ cần ghi tóm tắt, ngắn gọn trong khoảng từ một đến hai dòng nhưng cũng phải giúp cho người đọc nắm bắt được nội dung cơ bản và thâu tóm được ý chính, thông điệp mà người viết muốn truyền tải.
Thời gian và địa điểm diễn ra cuộc họp
Mẫu thư mời họp chắc chắn không thể nào bỏ qua được phần thời gian và địa điểm diễn ra cuộc họp. Người viết mẫu thư mời họp phải có trách nhiệm ghi rõ thời gian diễn ra vào ngày tháng năm nào, địa điểm cụ thể ở đâu để người được mời xác định được địa điểm chính xác, tiết kiệm được thời gian đi lại. Ngoài ra thư này cũng cần phải được mời trước ít nhất là một tuần để người được mời có thể sắp xếp thời gian một cách hợp lý, khoa học tham gia đầy đủ vào buổi họp.
Đề nghị
Mẫu thư mời họp chỉ ghi phần đề nghị nếu như có yêu cầu người tham dự cuộc họp chuẩn bị một nội dung nào đó, chẳng hạn như bài phát biểu hoặc tiết mục văn nghệ, hài kịch...Nội dung này chỉ ghi vào khi người được mời nằm trong danh sách đặc biệt và cần phải có sự chuẩn bị trước.
Ngoài ra phần đề nghị bạn cũng có thể yêu cầu ăn mặc trang phục như thế nào, có tiêu chuẩn gì chung hay tối thiểu là chỉn chu, lịch sự? Điều này tùy thuộc vào chủ trì cuộc họp mà sẽ có những cách viết nội dung sao cho phù hợp nhất có thể.
Mẫu giấy mời họp như mẫu giấy mời họp công ty, mẫu giấy mời họp lớp phải có chữ ký của người đại diện, đứng đầu, chẳng hạn chữ ký của lớp trưởng trong thư mời họp lớp, chữ ký của Giám đốc nếu đó là mẫu giấy mời họp công ty, chữ ký của chủ tọa nếu đó là cuộc họp mặt hoặc hội nghị. Văn bản này tuy ngắn gọn nhưng ngôn ngữ cũng cần phải trang trọng, lịch sự, thể hiện sự tôn trọng đối với người nhận chứ không phải là một mệnh lệnh yêu cầu đối phương phải tham gia cuộc họp.
Ngoài mẫu thư mời họp bạn cũng có thể tìm hiểu thêm một số tài liệu có liên quan như: mẫu giấy mời họp phụ huynh, mẫu giấy mời hội nghị, mẫu giấy mời đẹp, mẫu giấy mời đại hội, mẫu giấy mời liên hoan, mẫu giấy mời họp mặt, mẫu giấy mời dự tiệc, mẫu giấy mời làm việc…
Em yêu thích đọc sách, có năng khiếu sáng tác văn chương và đang trong độ tuổi dưới 16, vậy em có thể nhanh tay đăng kí tham gia viết bài dự thi Viết thư upu lần thứ 48 do Liên minh Bưu chính Quốc tế (UPU) phối hợp với UNESCO tổ chức dành cho tất cả thanh thiếu niên trên khắp thế giới.
Các đặc điểm quan trọng của thư mời họp:
- Đối tượng được mời, ghi rõ họ tên, chức danh
- Thời gian và địa điểm cuộc họp
- Vấn đề bàn tới trong cuộc họp
- Kí tên hoặc đóng dấu của trưởng ban tổ chức cuộc họp hoặc thủ trưởng đơn vị