1. Giới thiệu Microsoft Teams
Microsoft Teams vừa được Microsoft giới thiệu đến người dùng là ứng dụng tương tác theo thời gian thực giữa các thành viên trong công ty hay trong cùng một nhóm dự án làm việc nào đó. Phần mềm này thực hiện hiện hoạt động trò chuyện tương tự Slack tích hợp trong Office 365, mang đến cho người dùng nhiều lợi ích thiết thực. Microsoft Teams dự kiến sẽ có mặt trên hầu hết các nền tảng phổ biến hiện nay, như iOS, Android, Windows, macOS và phiên bản Microsoft Teams online đều có sẵn, ngay từ bây giờ bạn hãy download Microsoft Teams for PC hay cho nền tảng di động ngay để bắt đầu công việc của mình.
Hiện nay có rất nhiều phần mềm có chức năng gọi video nhóm giống Microsoft Teams như Skype hay ZOOM Cloud Meetings, trong đó, Skype thì đã quá quen thuộc với người dùng chúng ta, còn ZOOM Cloud Meetings thật sự nổi bật kẻ từ khi có dịch bệnh Covid -19 và mọi người phải làm việc và học tập online tại nhà. Mỗi công cụ đều có những ưu và nhược điểm khác nhau, các bạn có thể trải nghiệm tùy theo nhu cầu.
Microsoft Teams, Phần mềm họp video trực tuyến, chia sẻ màn hình và tài liệu
Công cụ này được kết hợp trong bộ công cụ Office (như Word, Excel, PowerPoint, OneNote) và Skype để người dùng có thể thực hiện các thao tác như chia sẻ, đọc, ghi chú, chỉnh sửa văn bản hoặc thực hiện cuộc gọi Skype. Ngoài ra, tải Microsoft Teams bạn còn được sử dụng các dịch vụ lưu trữ đám mây, hàm APIs mở và hệ thống bot thông minh. Microsoft hứa hẹn với phần mềm chat mới này sẽ giải quyết được nhiều nhu cầu trong làm việc nhóm hơn cho người sử dụng.
Microsoft Teams sử dụng cách thức chat liền mạch trên dòng thời gian nhằm tạo sự liên kết liền mạch cho tất cả các thành viên trong nhóm. Với tải Microsoft Teams, người dùng vừa có thể xem hiển thị các tin nhắn trong nhóm chat, đồng thời cũng có thể sử dụng tính năng chat riêng cho từng thành viên khi cần riêng tư và bảo mật. Bạn sẽ được truy cập một thư viện các biểu tượng cảm xúc sinh động, ảnh động, các nhãn dán tích hợp vào các tin nhắn...
Tải Microsoft Teams trên máy tính để mời bạn bè cùng tham gia họp video
Microsoft Teams cho phép tất cả các thành viên có thể bắt đầu cuộc họp thoại hoặc video để làm việc nhóm, hoặc thao tác trực tiếp trên tài liệu Microsoft Office, chuyển đổi dễ dàng giữa các công cụ và chia sẻ thông tin dễ dàng hơn. Microsoft Teams cũng đưa ra khả năng tối ưu các trải nghiệm theo từng nhóm, ví dụ như tạo ra các kênh để tổ chức hội thoại theo chủ đề, hỗ trợ các mô hình Connector như Exchange, hay Microsoft Bot Framework.
Cuối cùng, Microsoft Teams cũng được đánh giá cao về tính năng bảo mật, tuân thủ theo chuẩn toàn cầu của đám mây Microsoft. Bên cạnh đó, toàn bộ các tin nhắn chat sẽ được mã hóa nhằm đảm bảo yếu tố riêng tư cho khách hàng.
Link tải Microsoft Teams cho Mobile
- Link tải Microsoft Teams cho Android
- Link tải Microsoft Teams cho iPhone
2. Tạo tài khoản Microsoft Teams
Để chuẩn bị, người dùng cần tạo tài khoản Microsoft để có thể sử dụng được dịch vụ này. Bạn có thể sử dụng email bất kỳ để đăng ký.
Bước 1: Truy cập vào đường liên kết tạo tài khoản Microsoft Teams Tại đây
Bước 2: Nhập địa chỉ email mà bạn đã chuẩn bị để đăng ký tài khoản Microsoft Teams. Sau đó nhấn nút Tiếp theo và vào giao diện Microsoft Teams đăng nhập.
Bước 3: Bạn tiếp tục nhập mật khẩu và chọn Đăng nhập .
Bước 4: Hệ thống sẽ hỏi mục đích sử dụng Microsoft Teams của bạn, hãy lựa chọn 1 trong 3 đáp án bên dưới.
- Cho trường học
- Cho bạn bè và gia đình
- Cho công việc
Sau khi chọn xong, bạn nhấn nút Tiếp theo bên dưới.
Bước 5: Nhập một số thông tin cần thiết theo yêu cầu của hệ thống, bao gồm:
- Họ và Tên
- Tên công ty (Tùy vào mục đích sử dụng, mục này sẽ có tên khác nhau)
- Quốc gia hoặc khu vực
Nhấn Cài đặt Teams để hệ thống tự động tạo tài khoản Microsoft Teamscho bạn.
Bước 6: Tiếp theo, bạn có thể lựa chọn:
- Tải ứng dụng cho Windows
- Sử dụng ứng dụng trên web để thay thế
Sau khi tạo tài khoản, bạn có thể đăng nhập Microsoft Teams ngay để bắt đầu tạo cuộc họp, cách đăng nhập Microsoft Teams trên điện thoại cũng tiến hành tương tự, cho phép họp trực tuyến cơ động và linh hoạt hơn ở mọi lúc mọi nơi. Để hiểu hơn về cách sử dụng Microsoft Teams, các bạn xem hướng dẫn sử dụng Microsoft Teams để tạo và quản lý nhóm dưới đây của chúng tôi.
3. Tạo và quản lý nhóm trong Microsoft Teams
Bắt đầu bằng cách chọn tab Teams ở bên trái và sau đó click vào Join or Create a Team.
Nhấp chuột vào nút Create Team. Bạn cũng có thể sử dụng trường Search Teams ở góc trên bên phải để tìm nhóm mà bạn hoặc công ty đã lập ra trước đó.
Để tạo một nhóm mới, bạn chọn Build a Team from Scratch. Nếu bạn có sẵn các nhóm hoặc nhóm Office 365 mà bạn muốn sử dụng như một template cho nhóm mới này, thì hãy click vào Create From và chọn nhóm đó. Bạn có thể nhấp vào What's a Team? để mở trang web Microsoft chính thức mà sẽ cung cấp cho bạn thêm thông tin về cách hoạt động của nhóm và kênh.
Nếu bạn muốn giới hạn người tham gia hoặc nhìn thấy nhóm này, thì hãy chọn Private. Nếu bạn muốn bất cứ ai trong tổ chức cũng có thể tìm kiếm và tham gia nhóm, thì hãy chọn Public.
Đặt tên cho nhóm dưới mục Team Name. Bạn còn có thể điền vào trường Description với bất kỳ thông tin bổ sung nào về team. Bạn luôn có thể thay đổi tên và mô tả của team sau đó bằng cách nhấp vào ba dấu chấm bên cạnh nhóm và chọn Edit Team. Để hoàn tất việc xây dựng nhóm của bạn, hãy chọn Create.
Để quản lý nhóm, các bạn tham khảo thêm tại bài viết Hướng dẫn tạo và quản lý nhóm Microsoft Teams tại đây.
4. Tính năng chính của Microsoft Teams
- Ứng dụng chat nhóm của Microsoft
- Tích hợp trong các ứng dụng Microsoft và Skype
- Tạo ra các cuộc hội thoại nhóm dễ dàng
- Tối ưu hóa cho mỗi nhóm chat
- Bảo mật, mã hóa các thông tin