Microsoft Teams - Hội họp, trò chuyện trực tuyến miễn phí
Microsoft Teams là một phần của Office 365 mang đến khả năng trò chuyện và cộng tác theo thời gian thực, kết nối tất cả các thành viên trong nhóm dù ở bất kỳ đâu. Công cụ có sẵn trên nhiều nền tảng như iOS, Android, Windows, macOS và phiên bản trực tuyến giúp bạn dễ dàng truy cập từ bất kỳ thiết bị nào.
Phần mềm họp video trực tuyến, chia sẻ màn hình và tài liệu
Mặc dù có nhiều phần mềm hỗ trợ gọi video nhóm như Skype và ZOOM Cloud Meetings, Microsoft Teams nổi bật với tính năng tích hợp trong hệ sinh thái Office. Skype đã quá quen thuộc và ZOOM Cloud Meeting thì trở nên phổ biến trong thời gian giãn cách xã hội. Mỗi công cụ đều có các ưu điểm riêng, tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng của bạn.
Microsoft Teams cho phép người dùng kết hợp dễ dàng với các công cụ như Word, Excel, PowerPoint, OneNote và Skype, giúp chia sẻ, chỉnh sửa tài liệu, tổ chức cuộc họp hoặc làm việc nhóm trực tuyến. Thêm vào đó, các dịch vụ đám mây và API mở của Microsoft còn mở rộng khả năng sử dụng, mang lại sự tiện lợi và linh hoạt trong công việc.
Giao diện phần mềm ứng dụng trực quan, dễ sử dụng
Một trong những điểm mạnh của Microsoft Teams là tính năng giao tiếp liền mạch giữa các thành viên thông qua các kênh theo chủ đề. Với khả năng tích hợp Exchange, Microsoft Bot Framework và các công cụ khác, người dùng có thể dễ dàng tổ chức cuộc họp video, chia sẻ tài liệu và thông tin trong không gian làm việc nhóm. Teams được đánh giá cao về tính bảo mật, tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật toàn cầu. Mọi tin nhắn đều được mã hóa, đảm bảo sự bảo mật và riêng tư cho người dùng.
- Tính năng chính của phần mềm
+ Gọi video và thoại nhóm: Tổ chức cuộc họp trực tuyến dễ dàng.
+ Chia sẻ tài liệu: Cộng tác và chỉnh sửa tài liệu trực tiếp.
+ Tích hợp với Office 365: Liên kết với Word, Excel, PowerPoint, OneNote.
+ Tạo kênh làm việc theo chủ đề: Quản lý nhóm và công việc hiệu quả.
+ Hệ thống bảo mật cao: Mã hóa tin nhắn và cuộc gọi để bảo vệ dữ liệu.
+ Truy cập trên nhiều nền tảng: Có sẵn trên iOS, Android, Windows, macOS và phiên bản online.
Một số thủ thuật và cách sử dụng Microsoft Teams
1. Cách tạo tài khoản
Để sử dụng, trước tiên bạn cần phải tạo tài khoản Microsoft, các bước thực hiện như sau:
Bước 1: Truy cập vào liên kết https://signup.live.com/signup
Bước 2: Nhập địa chỉ email của bạn vào ô trống => nhấn nút Tiếp theo
Bước 3: Bạn nhập mật khẩu và chọn Đăng nhập .
Bước 4: Hệ thống sẽ hỏi mục đích sử dụng Microsoft Teams của bạn, hãy lựa chọn 1 trong 3 đáp án bên dưới.
- Cho trường học
- Cho bạn bè và gia đình
- Cho công việc
=> Sau khi chọn xong, bạn nhấn nút Tiếp theo bên dưới.
Bước 5: Nhập một số thông tin cần thiết theo yêu cầu của hệ thống, bao gồm:
- Họ và Tên
- Tên công ty (Tùy vào mục đích sử dụng, mục này sẽ có tên khác nhau)
- Quốc gia hoặc khu vực
=> Nhấn Cài đặt Teams để hệ thống tự động tạo tài khoản Microsoft Teams cho bạn.
Bước 6: Tiếp theo, bạn có thể lựa chọn:
- Tải ứng dụng cho Windows
- Sử dụng ứng dụng trên web để thay thế
Sau khi tạo xong, bạn có thể đăng nhập bằng chính tài khoản vừa mới đăng ký để bắt đầu sử dụng.
2. Tạo và quản lý nhóm trong Microsoft Teams
Bắt đầu bằng cách chọn tab Teams ở bên trái và sau đó click vào Join or Create a Team.
Nhấp chuột vào nút Create Team. Bạn cũng có thể sử dụng trường Search Teams ở góc trên bên phải để tìm nhóm mà bạn hoặc công ty đã lập ra trước đó.
Để tạo một nhóm mới, bạn chọn Build a Team from Scratch. Nếu bạn có sẵn các nhóm hoặc nhóm Office 365 mà bạn muốn sử dụng như một template cho nhóm mới này, thì hãy click vào Create From và chọn nhóm đó. Bạn có thể nhấp vào What's a Team? để mở trang web Microsoft chính thức mà sẽ cung cấp cho bạn thêm thông tin về cách hoạt động của nhóm và kênh.
Nếu bạn muốn giới hạn người tham gia hoặc nhìn thấy nhóm này, thì hãy chọn Private. Nếu bạn muốn bất cứ ai trong tổ chức cũng có thể tìm kiếm và tham gia nhóm, thì hãy chọn Public.
Đặt tên cho nhóm dưới mục Team Name. Bạn còn có thể điền vào trường Description với bất kỳ thông tin bổ sung nào về team. Bạn luôn có thể thay đổi tên và mô tả của team sau đó bằng cách nhấp vào ba dấu chấm bên cạnh nhóm và chọn Edit Team. Để hoàn tất việc xây dựng nhóm của bạn, hãy chọn Create.
Để quản lý nhóm, các bạn tham khảo thêm tại bài viết Hướng dẫn tạo và quản lý nhóm bên dưới