Biên bản cuộc họp là phần không thể thiếu trong mỗi cuộc họp tại công ty, họp lớp hoặc họp hội đồng… bởi nó có vai trò rất lớn trong cuộc họp, như một bản sao chép lại nội dung cuộc họp để cấp trên có thể xem lại mà không cần đến dự cuộc họp, từ đó có các phương pháp giải quyết vấn đề trong cuộc họp đã đưa ra.
Cũng như trong biên bản họp hội đồng hay biên bản họp đoàn, trong biên bản cuộc họp cần nêu rõ những vấn đề chung trong cuộc họp như thành viên tham gia cuộc họp, chủ trì cuộc họp là ai, địa điểm thực hiện cuộc họp, thời gian bắt đầu cuộc họp, thư ký cuộc họp và một số vấn đề khác tùy theo công ty có thể thêm vào.
Nội dung của cuộc họp là vấn đề quan trọng nhất cần phải ghi rõ lại trong mẫu biên bản cuộc họp công ty, tất cả những vấn đề quan trọng mà người chủ cuộc họp đã nêu lên đều phải ghi lại rõ ràng nhất, theo thứ tự đã nói trong cuộc họp, từng vấn đề nêu ra cần phải ghi rõ số người đồng ý trong mẫu biên bản cuộc họp công ty, số người không đồng ý nếu có yêu cầu biểu quyết, và những ý kiến của các thành viên tham gia cuộc họp khi đưa ra một vấn đề nào đó cần giải quyết.
Thực hiện một cuộc họp công ty là cần có sự chuẩn bị kỹ càng của các bộ phận có liên quan trong công ty, đưa ra các ý kiến để cùng trao đổi, tham khảo trước mọi người để đi đến sự thống nhất trong công ty, do đó việc ghi lại biên bản cuộc họp để lưu trữ và xem lại, thể hiện sự chuyên nghiệp và quan trọng của một cuộc họp công ty.
Mỗi công ty đều có biên bản cuộc họp khác nhau do nội dung và một số yêu cầu khác, tuy nhiên đây là mẫu biên bản cuộc họp được sưu tầm sử dụng thông dụng nhất cho các doanh nghiệp lớn và nhỏ, ngoài mẫu biên bản cuộc họp bạn có thể tham khảo thêm một số mẫu khác mà chúng tôi cung cấp như biên bản họp lớp, biên bản họp đoàn, biên bản họp trường. Tất nhiên trước khi tiến hành họp công ty, các thành viên sẽ nhận được mẫu giấy mời họp công ty với thời gian và địa điểm cụ thể, đồng thời trong mẫu giấy mời họp công ty cũng sẽ điểm qua những nội dung chính trong cuộc họp.
Biên bản họp công ty được sử dụng trong các công ty, doanh nghiệp nhằm ghi chép lại nội dung cuộc họp của công ty một cách cụ thể và đầy đủ. Biên bản họp công ty sẽ do thư ký cuộc họp ghi chép lại để lưu trữ và xem lại khi cần thiết. Taimienphi.vn đăng tải biên bản họp công ty rất đầy đủ và chính xác để bạn đọc tham khảo ngay khi có nhu cầu.
Trong các công ty, doanh nghiệp thì việc sử dụng các biên bản họp công ty là vấn đề bắt buộc khi diễn ra các cuộc họp. Tùy theo mục đích cuộc họp mà có những biên bản họp công ty khác nhau như biên bản cuộc họp giao ban vào các đầu tuần hay biên bản cuộc họp công đoàn, hồi đồng thành viên… Thư ký phụ trách việc ghi chép biên bản họp công ty cần phải ghi chép rõ ràng và đầy đủ các thông tin của cuộc họp.
Biên bản họp công ty có một số nội dung chính không thể thiếu là thông tin về thời gian và địa điểm diễn ra cuộc họp, thành phần tham dự, nội dung cuộc họp là gì. Đây là các nội dung mà trong bất cứ cuộc họp công ty nào cũng cần phải đảm bảo đầy đủ để mọi người có thể nắm được diễn biến và lý do hình thành cuộc họp. Với những người không tham gia cuộc họp thì khi xem lại biên bản cuộc họp cũng nắm được các nội dung được thảo luận trong cuộc họp là gì.
Thông thường biên bản họp công ty là một biểu mẫu hành chính vì thế nếu bạn đang có nhu cầu tìm hiểu về mẫu biên bản họp công ty đầy đủ và chính xác nhất thì các bạn có thể tham khảo ngay hoặc download biên bản họp công ty về để sử dụng khi cần thiết. Nếu tự mình soạn thảo thì các bạn đừng quên phần mở đầu là quốc hiệu và tiêu ngữ theo đúng quy chuẩn soạn thỏa văn bản hành chính hiện nay.
Cách viết biên bản họp công ty cụ thể như sau, nếu chưa nắm được thì các bạn có thể tham khảo ngay hướng dẫn dưới đây.
-
Thư ký của cuộc họp sẽ là người phụ trách ghi chép lại nội dung và diễn biến của cuộc họp.
-
Cần trình bày rõ ràng thời gian và địa điểm diễn ra cuộc họp trước khi bắt đầu diễn biến cuộc họp.
-
Nội dung chính của cuộc họp là gì cần thông qua để mọi người có sự chuẩn bị ý kiến tham gia xây dựng cuộc họp.
-
Các thành phần tham dự bao gồm những ai cần liệt kê đầy đủ.
-
Chủ tọa hay người điều hành cuộc họp là ai, ai là thư ký ghi chép lại cuộc họp.
-
Các nội dung được thảo luận và thông qua trong cuộc họp: Trình bày các nội dung này theo đúng diễn biến diễn ra của cuộc họp.
-
Nếu có phần biểu quyết thì cần ghi rõ số phiếu tán thành và không tán thành là bao nhiêu.
Biên bản cuộc họp đầy đủ cần được sự nhất trí của các thành viên sau khi kết thúc cuộc họp. Các thành viên sẽ được phổ biến lại các nội dung của biên bản cuộc họp một cách đầy đủ. Sau đó mọi người nếu đã hiểu rõ và nhất trí thì sẽ ký tên xác nhận để biên bản này được hoàn chỉnh theo đúng quy định.
Những đặc điểm chính của biên bản cuộc họp:
- Mẫu biên bản cuộc họp trong công ty
- Ghi lại nội dung cuộc họp công ty
- Một số mẫu tham khảo khác