Mẫu biên bản cuộc họp

Cũng như đối với các loại biên bản khác, biên bản cuộc họp thường không có hiệu lực pháp lý, cũng không liên quan đến pháp luật mà chủ yếu để tường trình sự việc một cách khách quan như nó vốn diễn ra, cũng là căn cứ để minh chứng cho những gì đã diễn ra trong cuộc họp, khi cần có thể đối chiếu hoặc so sánh. Biên bản có những yêu cầu về hình thức và nội dung mà người soạn thảo cần tuân thủ, tuy nhiên có sự thêm bớt sao cho phù hợp. Quan trọng nhất trong đó là văn phong phải khách quan, không hoa mỹ, nội dung phải trung thực.

Mẫu số 1

Mẫu số 2

Mẫu số 3

Mẫu số 4

Mẫu biên bản cuộc họp ghi lại diễn biến, nội dung cuộc họp công ty

Mẫu biên bản cuộc họp công ty là mẫu biên bản cuộc họp được ghi lại khi công ty có những cuộc họp, với mục đích ghi lại và lưu trữ những nội dung và ý kiến diễn ra trong cuộc họp, để lãnh đạo công ty có thể xem lại biên bản cuộc họp, từ đó có những phương án thực hiện tốt hơn cho các dự án hoặc vấn đề đề ra.

Trong mỗi cuộc họp khi diễn ra đều phải ghi lại nội dung cuộc họp, do đó mỗi cuộc họp cần bầu ra thư ký cuộc họp người đảm nhận trách nhiệm lưu lại toàn bộ nội dung và diễn biến cuộc họp, điểm danh số người tham gia và vắng mặt trong cuộc họp đó, bài viết sau đây cung cấp cho người dùng mẫu biên bản cuộc họp công ty và cách viết một biên bản cuộc họp sử dụng trong công ty.

Tương tự với mẫu biên bản họp công ty có biên bản họp hội đồng ghi lại nội dung các cuộc họp thường xuyên của các thành viên công ty TNHH hai thành viên trở lên. Mẫu biên bản họp hội đồng cũng có các nội dung tương tự với biểu mẫu trên.

Mẫu biên bản cuộc họp công ty được thực hiện trong mỗi cuộc họp, trong biên bản họp công ty cần ghi rõ những người tham gia cuộc họp gồm những ai, thư ký cuộc họp, chủ trì cuộc họp là ai, bên cạnh đó thời gian và địa điểm thực hiện cuộc họp cũng là vấn đề cần lưu ý và ghi rõ trong biên bản.

Diễn biến và nội dung cuộc họp phải được thư ký ghi lại rõ ràng trong mẫu biên bản cuộc họp công ty, bởi đây là những vấn đề mấu chốt cần quan tâm trong cuộc họp, bên cạnh đó những ý kiến của các thành viên trong cuộc họp đưa ra cũng được ghi lại, đặc biệt là những vấn đề cần lấy số lượng thành viên biểu quyết, phải ghi rõ số người không đồng ý và số người đồng ý vấn đề đưa ra.

Một biên bản cuộc họp thành công là một biên bản cuộc họp được hội tụ đầy đủ tất cả các yếu tố, và có cả chữ ký của những người quan trọng chủ trì cuộc họp như chủ tọa và thư ký cuộc họp, với chữ ký và đóng dấu rõ ràng.

Ngoài mẫu biên bản cuộc họp công ty bạn cũng có thể tham khảo thêm một số mẫu biên bản khác mà chúng tôi cung cấp như Biên bản họp hội đồng, Biên bản làm việc, nội quy công ty hoặc biên bản buổi họp công ty.

Biên bản cuộc họp là nhật ký của cuộc gọi, ghi chép lại mọi nội dung được đưa ra và thảo luận trong cuộc họp. Biên bản cuộc họp được sử dụng trong các cơ quan, doanh nghiệp, là biểu mẫu thường xuyên được sử dụng. Bạn đọc có thể tham khảo ngay mẫu biên bản cuộc họp mới nhất được Taimienphi.vn đăng tải dưới đây.

Cách viết biên bản cuộc họp trong từng trường hợp

Tùy vào từng trường hợp họp mà có cách viết biên bản họp sẽ khác nhau. Nhưng thông thường, thời gian viết biên bản ít nhưng cần người viết (thư ký cuộc họp) viết đầy đủ và chính xác được các thông tin cần thiết và quan trọng trong cuộc họp, nhất là trong cuộc họp có nhiều người tham gia. Để tránh khỏi căng thẳng và khó khăn khi viết biên bản trong cuộc họp thì bạn nên tham khảo qua cách viết biên bảo dưới đây theo từng trường hợp cụ thể.

Trường hợp 1: Biên bản cuộc họp trong sự kiện quan trọng có tầm ảnh hưởng lớn

Các sự kiện quan trọng có tầm ảnh hưởng lớn như sự kiện kiểm tra hành chính, khám xét, diễn ra đại hội ... cần ghi biên bản với nội dung một cách chi tiết, đầy đủ và chính xác. Nhưng bạn cần ghi nhấn mạnh vào nội dung chính. Trong cuộc họp có lời nói của thành viên thì bạn cần phải trích nguyên văn lại, đồng thời yêu cầu người đó xác nhận lại từng trang trong biên bản.

Trường hợp 2: Biên bản cuộc họp trong sự kiện thông thường 

Đối với sự kiện thông thường như cuộc họp trong doanh nghiệp diễn ra hàng tháng, tổng bình xét, họp nhóm ..., bạn chỉ cần ghi tổng hợp trong biên bản họp. Nhưng bạn cần chú ý là ghi đầy đủ, chính xác. Cách này sẽ giúp bạn bớt đi căng thẳng khi làm thư ký cuộc họp.

Lưu ý khi viết biên bản cuộc họp

Việc tổng hợp, ghi chép lại trong biên bản họp sẽ khó khăn hơn rất nhiều khi trong cuộc họp có nhiều thành viên tham gia và nói về nhiều chủ đề. Tuy vậy, nếu như các bạn áp dụng cách dưới đây, các bạn sẽ dễ dàng ghi biên bản họp hơn:

Nghiên cứu trước nội dung của cuộc họp

Nếu bạn không có chuyên môn hoặc không tìm hiểu trước nội dung của cuộc họp, trong khi đó yêu cầu bạn ghi chép biên bản thật nhanh thì bạn sẽ gặp rắc rối lớn, dù vận động hết công suất nhưng vẫn không hiểu được những người tham gia nói gì. Do đó, trước khi bắt đầu cuộc họp, bạn nên tìm hiểu thật kỹ nội dung cuộc họp, các kiến thức có liên quan để khi vào có thể ghi chép dễ dàng, tránh tình trạng mông lung không biết viết gì. 

Nhớ tên các thành viên tham gia cuộc họp

Bạn biết đó, trong biên bản cuộc họp sẽ ghi tên những người tham gia vào cuộc họp cũng như ghi những ý kiến của họ. Do đó, khi nhớ tên sẽ giúp bạn ghi biên bản họp nhanh chóng, không phải hỏi ai là người vừa đưa ra ý kiến. Nếu bạn chưa nhớ, bạn cũng đừng lo lắng, bạn nên vẽ sơ đồ để đảm bảo không bị nhầm lẫn mọi người với nhau. 

Ghi chép hành động 

Viết hành động rõ ràng trong biên bản họp giúp bạn theo dõi dễ dàng. Bạn nên ghi rõ quyết định, ý tưởng của người nào, ai sẽ chịu trách nhiệm thực hiện cũng như thời gian thực hiện công việc đó kéo dài bao lâu. 

Ghi nhớ nội dung trong cuộc họp

Ghi nhớ cũng là cách giúp bạn viết biên bản họp hiệu quả, giúp bạn bớt căng thẳng. Bên cạnh đó, ghi nhớ giúp bạn viết biên bản logic, khoa học, theo ý mình hiểu. 

Biên bản cuộc họp là căn cứ và cơ sở cho các quyết định

Trong các biểu mẫu hành chính thì biên bản cuộc họp là biểu mẫu được sử dụng phổ biến và nhiều hơn cả. Biên bản cuộc họp sẽ là cơ sở dữ liệu để mọi người có thể nắm bắt được nội dung chính của cuộc họp cơ quan, đoàn thể, doanh nghiệp và là cơ sở để chứng thực cho các vấn đề đã được nêu ra và được mọi người nhất trí trong cuộc họp để đưa vào thực hiện đồng nhất.

Bên cạnh biên bản cuộc họp thì mẫu sổ họp giao ban cũng được sử dụng phổ biến trong các công ty, doanh nghiệp hiện nay với nội dung ghi chép lại nội dung các cuộc họp giao ban đầu tuần, đầu tháng, mẩu sổ họp giao ban được taimienphi cung cấp hy vọng sẽ giúp các bạn phục vụ tốt hơn cho công việc của mình.

Cũng là một cuộc họp nhưng biên bản họp hội đồng công ty lại dành cho các thành viên công ty TNHH hai thành viên trở lên. Tuy nhiên biên bản họp hội đồng cũng có các nội dung tương tự.

Biên bản cuộc họp do thư ký cuộc họp sẽ ghi chép lại. Các nội dung chính sẽ được trình bày theo đúng thứ tự thời gian cuộc họp diễn ra. Ngoài các nội dung được thảo luận trong cuộc họp thì biên bản cuộc họp còn ghi chép lại những thành viên tham gia cuộc họp, thời gian diễn ra cuộc họp để khi cần xem xét hoặc đối chứng thì có thể kiểm tra lại dễ dàng.

Về cách trình bày một biên bản cuộc họp hoàn chỉnh sẽ cụ thể như sau:

• Về hình thức thì biên bản cuộc họp là một biểu mẫu hành chính vì thế cần phải có quốc hiệu và tiêu ngữ đầy đủ.

• Về nội dung thì biên bản hành chính cần trình bày được các nội dung chính là:

+ Thời gian và địa điểm bắt đầu cuộc họp cụ thể là vào mấy giờ và tại đâu.

+ Các thành phần tham dự cuộc họp: Thư ký cuộc họp phải liệt kê đầy đủ các nhân viên, cán bộ tham gia cuộc họp.

+ Chủ trì cuộc họp này là ai: Ghi lại họ và tên người chủ trì và điều hành cuộc họp.

+ Thư ký của cuộc họp: Thư ký chính là người ghi biên bản họp để làm căn cứ khi cần xem lại và để mọi người được biết.

+ Nội dung của cuộc họp: Nội dung sẽ được trình bày lần lượt theo diễn biến của cuộc họp. Các nội dung chính được gạch đầu xong hoặc đánh số thứ tự để mọi người tiện theo dõi.

+ Thời gian kết thúc cuộc họp: Ghi chính xác thời gian kết thúc cuộc họp.

Biên bản cuộc họp còn được sử dụng rộng rãi trong các buổi hội nghị, hội thảo. Các bạn có thể tham khảo chi tiết các nội dung trên để nắm được cách viết biên bản cuộc họp như thế nào cho chính xác. Bên cạnh đó, hiện nay tùy theo tình hình thực tế cũng có rất nhiều các mẫu biên bản cuộc họp khác nhau như biên bản cuộc họp công đoàn, họp chi hội phụ nữ, họp chi bộ…

Nếu bạn đọc đang có nhu cầu tìm hiểu và sử dụng biên bản cuộc họp thì có thể download biên bản cuộc họp được đăng tải sẵn dưới đây để sử dụng ngay và tham khảo khi cần thiết. Đây là mẫu biên bản cuộc họp mới nhất, được xây dựng chuẩn theo biểu mẫu hành chính với bố cục rất rõ ràng và khoa học. Nếu trong cuộc họp công ty về vấn đề quyết định cho bạn nghỉ việc, thì công ty cần có biên bản bản giao tài sản và bàn giao công việc để thống kê những tài sản, công cụ lao động, công việc mà công ty đã giao cho bạn, biên bản bàn giao công việc là rất quan trọng trong mỗi lần nghỉ việc.

Những đặc điểm chính của mẫu biên bản cuộc họp:

- Hướng dẫn viết biên bản cuộc họp công ty

- Những vấn đề cần thiết trong biên bản họp công ty

- Một số mẫu và biên bản họp công ty khác

- Ghi lại nội dung cuộc họp công ty