Bạn có đủ tin tưởng vào nhân viên kế toán của mình rằng họ có thể quản lý tốt và không để tình trạng xảy ra các hóa đơn trùng lặp? Hoặc bạn có đủ niềm tin vào các kiểm toán viên bên ngoài cho việc xác định các hóa đơn trùng lặp và các khoản thanh toán khi bạn không có gì để so sánh với kết quả cả họ không? Hệ thống ERP và nhân viên kế toán có thể hỗ trợ đề phòng một số khoản thanh toán trùng lặp. Tuy nhiên, vẫn nảy sinh những hạn chế nhất định, bởi các hệ thống không thể dự đoán cách con người diễn giải và xử lý dữ liệu, lúc này sẽ phát sinh các bản copy khó phát hiện.
Download Mightymacros Dat Add-in - Phần mềm kiểm tra thanh toán trùng lặp
Thông tin được trình bày trên hóa đơn đôi khi không rõ ràng và khó đọc, dẫn đến các các trường hợp trùng lặp như: thay thế alpha và số thành các chữ cái I, L, O, Z, B, S trong hóa đơn tham chiếu, ngày không chính xác, nhà cung cấp hoặc công ty trùng lặp, các loại tài liệu không chính xác, số tiền và loại tiền tệ không chính xác... Lúc này để an toàn, chúng ta cần một công cụ để đảm bảo rằng hệ thống có khả năng phát hiện và lưu lại các hóa đơn có nguy cơ trùng lặp, download Mightymacros Dat Add-in chính là lựa chọn tuyệt vời dành cho bạn. Với dung lượng nhỏ gọn nhưng cung cấp nhiều tính năng mạnh mẽ, Mightymacros Dat Add-in giúp đánh giá hiệu suất hệ thống cũng như đánh giá kết quả của các kiểm toán bên ngoài một cách hiệu quả.
Mightymacros Dat Add-in sử dụng logic SQL và không có các thuật toán ẩn, chỉ đơn giản là giúp loại bỏ trường tham chiếu của các ký tự đặc biệt và truy vấn dữ liệu hóa đơn với hơn 50 SQL. Đồng thời tìm kiếm và thay thế cho tham chiếu hóa đơn và các biến khác, lọc những danh mục phù hợp, gom tất cả lại với nhau, làm cho chúng trở nên đơn giản để phân tích và sau cùng là ghi lại để phục vụ cho quá trình theo dõi.
Tải Mightymacros Dat Add-in - Phần mềm kiểm tra dữ liệu kế toán cho PC
Mightymacros Dat Add-in được cài đặt trong MS Excel, cung cấp các tùy chọn (bảo mật) để quét thông tin hóa đơn của người dùng và tìm ra các giao dịch trùng lặp. Điều này đồng nghĩa với việc không có nhà thầu bên ngoài hoặc bên thứ 3 nào có thể xử lý các thông tin nhạy cảm của bạn.
Mightymacros Dat Add-in được thiết kế để có thể sử dụng thường xuyên. Khá lý tưởng cho việc xác thực trước khi chạy thanh toán hàng tuần. Công cụ này dựa trên bộ thông tin hóa đơn chuẩn mà người dùng tải lên bảng tính Excel từ hệ thống ERP hoặc hệ thống kế toán. Thông tin này sau đó được upload vào một cơ sở dữ liệu SQL, nơi được phân tích bởi chương trình và trả về báo cáo trong cửa sổ làm việc Excel. Ưu điểm của tiện ích là cơ sở dữ liệu SQL sử dụng add-in Dat là một phiên bản localDB của SQL Server Express có dung lượng gấp 5 lần cơ sở dữ liệu MS Access. Hơn nữa, phiên bản localDB cũng không yêu cầu bất kỳ cấu hình hay quyền quản trị nào như các phần mềm kế toán khác..
Download Mightymacros Dat Add-in - Phần mềm kiểm tra thông tin trùng lặp cho kết toán
Bảng báo cáo Dat được xuất ra sẽ hiển thị danh sách các hóa đơn có nguy cơ trùng lặp và yêu cầu kiểm tra thêm. Quá trình phân tích liên quan đến việc người dùng điều tra các mục có thể được thực hiện trước khi xác nhận. Đối với mục đích báo cáo, công cụ cung cấp danh sách các nhận xét chuẩn được hiển thị dưới dạng danh sách drop. Và có thể lựa chọn khi trạng thái của mục đang kiểm tra đã được xác nhận. Bên cạnh đó lịch sử phân tích được lưu trữ bằng cách tải lên các comment được tạo ra. Việc duy trì lịch sử comment sẽ hạn chế quyền chỉnh sửa trên các mục khi báo cáo được tạo lại. Các nhận xét sẽ giúp xác định nguyên nhân, tần suất cũng như cung cấp thông tin về hiệu suất của công cụ.
Cửa sổ làm việc của Mightymacros Dat Add-in được thiết kế một cách trực quan và dễ sử dụng. Người dùng chỉ cần 4 lần click là đã có ngay một báo cáo. Đầu tiên bạn upload lên lịch sử hóa đơn, bao gồm các mục đang mở và chỉ các mục mới được thêm vào bảng này. Tiếp đến tải lên các các mục mở hoặc hóa đơn để được thanh toán. Chạy quá trình phân tích bằng cách nhấn vào "Prepare" . Sau cùng là nhấn vào mục "Create" để xuất báo cáo.
Mightymacros Dat Add-in cho phép bạn đi sâu vào phân tích để lọc ra các nhà cung cấp trùng lặp. Hàm thống kê nhà cung cấp sẽ trích xuất ra một báo cáo về số lượng bản sao của các nhà cung cấp. Sau khi xem trích xuất, người dùng có thể nhấp vào một nhà cung cấp bất kỳ trong mục "Show Detail" trên thanh trình đơn, nó sẽ hiển thị chi tiết các bản copy của nhà cung cấp đó.