Office 2007

Office 2007 - Bộ ứng dụng dành cho dân văn phòng

Microsoft Office 2007 được đánh giá cao nhờ giao diện được cải tiến, tính năng hỗ trợ phong phú và khả năng tương thích cao. Với bộ công cụ, người dùng có thể dễ dàng soạn thảo văn bản, tạo bảng tính, làm bài thuyết trình và quản lý thông tin. Dù đã ra mắt lâu nhưng chúng vẫn giữ được vị trí quan trọng trong lòng người dùng nhờ tính đơn giản và hiệu quả trong công việc văn phòng.

Office 2007 cung cấp nhiều ứng dụng thiết yếu, như MS Word (soạn thảo văn bản), MS Excel (bảng tính và tài chính), MS PowerPoint (thuyết trình), MS Outlook (quản lý email), MS Access (cơ sở dữ liệu) và MS OneNote (hỗ trợ hợp tác dự án). Các công cụ này đều mang đến những cải tiến mạnh so với phiên bản trước đó, đặc biệt là trong việc xử lý văn bản, bảng tính và bài thuyết trình.

- So sánh với các phiên bản mới, Office 365

Mặc dù Office 365 và các phiên bản mới hơn có nhiều tính năng đám mây và cộng tác mạnh mẽ, nhiều người dùng vẫn tìm kiếm và tải Microsoft Office 2007 vì lý do quen thuộc với giao diện và tính năng của phiên bản này, cùng với khả năng tương thích tốt với các tài liệu cũ. Bên cạnh đó, một số người sử dụng các máy tính có cấu hình thấp, nên bản này giúp máy chạy tốt hơn đối với phiên bản mới.

+ Giá cả hợp lý: Office 2007 chỉ yêu cầu mua một lần, không cần phải trả phí thuê hàng tháng hoặc hàng năm như Office 365.
+ Giao diện đơn giản: Giao diện của phiên bản 2007 dễ sử dụng, không có quá nhiều tính năng phức tạp, phù hợp với những người chỉ cần các công cụ văn phòng cơ bản như Word, Excel, PowerPoint.
+ Tương thích tốt với các hệ thống cũ: Office 2007 hoạt động ổn định trên các máy tính có cấu hình thấp, trong khi các phiên bản mới yêu cầu cấu hình cao hơn và kết nối internet.
+ Tính ổn định: Với những người không cần tính năng đám mây hay cộng tác trực tuyến, phiên bản 2007 vẫn đáp ứng đầy đủ nhu cầu công việc văn phòng mà không cần lo lắng về việc thay đổi phần mềm thường xuyên.

Microsoft Office 2007 cung cấp các tính năng chính bao gồm

- Tạo bảng tính dễ dàng

Excel 2007 là công cụ lý tưởng để bạn xử lý các phép tính, tính lương, quản lý số liệu hiệu quả. Các bảng tính Excel 2007 có thể được tạo từ cơ bản đến phức tạp và lưu dưới định dạng Xlsx hoặc Xls để mở trong Excel 2003.

- Thiết kế bài thuyết trình ấn tượng

PowerPoint 2007 giúp bạn tạo ra các bài thuyết trình chuyên nghiệp với khả năng chèn hình ảnh, biểu đồ, video, âm thanh, ClipArt. Các bài thuyết trình được lưu dưới định dạng Pptx và Ppt, giúp dễ dàng chia sẻ với người khác sử dụng PowerPoint 2003.

- Hỗ trợ soạn thảo văn bản

Word 2007 cung cấp nhiều công cụ mạnh giúp bạn dễ dàng tạo, chỉnh sửa văn bản với các tính năng như tùy chỉnh kích thước, màu sắc chữ, định dạng font chữ, căn chỉnh lề, tạo cột, chèn bảng và watermark. Word 2007 hỗ trợ định dạng Docx và có thể lưu dưới định dạng Doc để mở trên Word 2003.

Word 2007 cung cấp nhiều công cụ để chỉnh sửa văn bản

- Quản lý email hiệu quả

Outlook 2007 hỗ trợ bạn quản lý email, lịch làm việc, thông báo, cũng như thông tin khách hàng và hợp đồng một cách dễ dàng, giúp bạn không bỏ lỡ bất kỳ thông tin quan trọng nào trong công việc.

- Tích hợp ứng dụng mạnh mẽ

Office 2007 tích hợp nhiều ứng dụng hỗ trợ công việc như Office SharePoint, Exchange, Office Groove 2007, Form Server, Office InfoPath, Project & Visio và PerformancePoint Server, giúp bạn làm việc hiệu quả hơn.

- Tính năng bảo mật cao

Office 2007 có các tính năng bảo mật mạnh mẽ, giúp bảo vệ thông tin cá nhân và dữ liệu công ty khỏi các nguy cơ mất mát, đảm bảo an toàn tuyệt đối khi gửi và nhận tài liệu.

Một số thủ thuật sử dụng Office 2007 người dùng nên biết

1. Tạo mẫu thiết kế tờ rơi trên Word 2007

Mẹo Thiết kế tờ rơi trên Word 2007

Bước 1: Trên giao diện làm việc của công cụ soạn thảo Word 2007 vào mục Insert > Shapes rồi chọn biểu tượng Rectangle như hình:

Bước 2: Bạn thực hiện vẽ vào trang văn bản khung của tờ rơi rồi click chuột phải vào phần trong của khung này và chọn Forrmat AutoShape:

Bước 3: Ở tab Colors and Lines bạn chọn màu sắc cho đường viền khung và kích thước của đường viền và các thông số khác nếu bạn muốn rồi click OK:

Bước 4: Bạn sang tab Layout rồi chọn In font of text rồi click OK:

Bước 5: Bạn click vào biểu tượng Rectangle có sẵn trên thanh công cụ phía trên  và vẽ vào bên trong của khung tờ rơi một khung khác như hình. Sau đó bạn click chuột phải vào khung này và chọn Format AutoShape:

Bước 6: Ở tab Colors and Lines, tại mục Fill bạn chọn màu sắc của khung vừa vẽ và chọn No Line để bỏ đường viền khung rồi click tiếp vào Fill Effects để thiết lập thêm hiệu ứng cho khung này.

Tại bảng hiện ra bạn vào tab Gradient và chọn one Color và ở mục Variants bạn chọn như hiệu ứng mà bạn muốn rồi click OK:

Bước 7: Bạn click chuột phải vào khung mới tạo một lần nữa và chọn Add Text:

Sau đó bạn gõ vào đoạn text để quảng cáo cho dịch vụ hay sản phầm của mình. Tiếp theo bạn bôi đen đoạn văn bản rồi click chuột phải và chọn Font để thiêt lập kiểu chữ cho đoạn text:

Bước 8: Bạn chọn các kiểu chữ, cỡ chữ, màu chữ,… cho đoạn text như bạn muốn rồi click OK :

Bước 9: Để cho đoạn text phù hợp với độ lớn của khung vừa tạo bạn click chuột phải vào đường viền của khung mới tạo nay và chọn Format AutoShape:

Bạn vào tab Text Box, tại mục Vertical Aglignment bạn chọn Center hoặc bạn có thể tích vào mục Resize AutoShape to fit text để đoạn text luôn vừa khít với khung:

Bước 10: Bạn chèn vào tờ rơi một đoạn text với kiểu chữ nghệ thuật bằng cách vào Insert > Text Box rồi chọn Draw Text Box:

Tiếp theo bạn vào Insert > WordArt và chọn 1 kiểu chữ nghệ thuật mà bạn muốn:

Ở bảng hiện ra bạn nhập vào đoạn text muốn cho vào tờ rơi rồi click OK:

Tiếp theo bạn chỉnh sửa đoạn text này bằng cách click chuột phải vào đoạn text và chọn Format WordArt :

Bạn thực hiện chọn màu cho đoạn text ở mục Fill và ở mục Line bạn chọn No Line để bỏ đường viền cho đoạn text:

Bước 11: Bạn bỏ đường viền cho text box này bằng cách click chuột phải vào đường viền của text box và chọn Format Text Box:

Bạn chọn No Line ở bảng hiện ra tại mục Line rồi click OK:

Bước 12: Tương tự bạn có thể tạo ra 1 text box khác với kiểu chữ bình thường như hình:

Bước 13: Để chèn vào tờ rơi các clip art bạn vào Insert > Clip Art rồi bạn gõ vào khung tìm kiếm loại Clip Art mà bạn muốn tìm, ví dụ ở đây tôi tìm các clip art với từ khóa IT. Sau đó bạn thực hiện chèn 1 ô text box như trên vào trong tờ rơi:

Bước 14: Bạn trỏ chuột vào text box rồi click chọn vào biểu tượng Clip art bạn muốn ở khung Clip Art bên phải, Clip art sẽ được chèn ngay vào trong ô text box này:

Tương tự bạn có thể chèn vào nhiều Clip Art khác nữa:

Bước 15: Bạn có thể chèn vào cuối của tờ rơi một khung Shape khác như Rounded Rectangle bằng cách chọn vào Insert > Shapes rồi chọn biểu tượng Rounded Rectangle như hình:

Tương tự như khi bạn tạo khung Rectangle lúc đầu, bạn tiến hành chỉnh sửa màu, đường viền, hiệu ứng cho khung Rounded Rectangle này :

Sau đó bạn chèn text và khung và chỉnh sửa text vừa vặn với khung tương tự như khung tạo ban đầu. Và đây là tờ rơi mà bạn đã tạo được:

2. Cách tạo slide trình chiếu từ văn bản Word có sẵn

MẹoTạo trình chiếu PowerPoint từ một văn bản Word có sẵn

Chuẩn bị:

- Máy tính của bạn cần cài đặt bộ Office, bạn có thể sử dụng Office 2013, Office 2010, Office 2007 hoặc Office 2003
- Một file văn bản Word có chứa nội dung sẵn.

Bước 1: Mở công cụ PowerPoint lên, Nhấn vào mũi tên trỏ xuống bên cạnh New Slide

Bước 2: Tiếp tục nhấn vào Slides from Outline...

Bước 3: Một cửa sổ mới hiện ra, bạn tìm đến file văn bản Word có sẵn rồi nhấn Insert

Bước 4: Tất cả nội dung văn bản Word đã được chèn vào các Slide trong PowerPoint. Tuy nhiên lưu ý là hình ảnh sẽ không được chèn tự động vào Slide. Bạn thực hiện các thao tác tùy chỉnh nội dung văn bản trong các Slide và có thể chèn thêm hình ảnh nếu muốn. Và đây là kết quả.

Cuối cùng bạn thực hiện lưu lại bài thuyết trình PowerPoint trên máy tính của mình. (Nhấn vào File --> Save --> đặt tên cho tập tin)

Thực hiện các thao trên đây là bạn đã có thể tạo bài thuyết trình PowerPoint từ một văn bản Word có sẵn rồi đó. Với cách làm này việc tạo các Slide trình chiếu nhanh chóng và dễ dàng hơn rất nhiều.

3. Cách sử dụng hàm Hlookup trên Excel 2007

MẹoSử dụng hàm HLOOKUP, tìm kiếm trong Excel

Cú pháp: Hlookup (giá trị đem dò, bảng giá trị dò, số thứ tự hàng cần lấy, phạm vi tìm kiếm)

Trong đó:

Bảng giá trị dò: Phải để ở dạng địa chỉ tuyệt đối (bằng cách chọn bảng và nhấn F4), khi chọn không quét tiêu đề.

Phạm vi tìm kiếm: Nếu là False (0) thực hiện dò tìm chính xác, ngược lại, True (1) là dò tìm tương đối.

Để hiểu thêm về hàm ta xét 2 ví dụ sau:

Ví Dụ 1: Điền thông tin cột Xếp loại học lực cho học sinh dựa vào bảng thông tin dưới đây:

Các bạn sẽ sử dụng dụng công thức Hlookup để thực hiện

Với công thức ô E6: =HLOOKUP(D6,$B$16:$F$17,2,1)

 Chú ý

Có một chú ý cho bạn là khi bạn nhập xong D6 ở HLOOKUP rồi thì bạn quét bảng điểm xếp loại và nhấn F4, và chọn 2 là Xếp loại, 1 ở đây là TRUE (tức là dò tìm tương đối)

Bài viết này tôi đã hướng dẫn cách sử dụng hàm HLOOKUP bạn có thể tìm kiếm và tham chiếu các giá trị trên bảng tính Excel, hiểu rõ cú pháp và cách sử dụng của hàm này bạn có thể vận dụng vào thực tế khá hiệu quả.

4. Cách chỉnh sửa bảng biểu trên Word 2007

MẹoChỉnh sửa bảng biểu trên Word 2007

4.1. Chèn hàng, cột, ô

a. Chèn cột

Bước 1: Chọn 1 cột có vị trí kế bên cột cần chèn.

Bước 2: Trên menu, vào Layout -->Insert Left (chèn cột bên trái) hoặc Insert Right (chèn cột bên phải).

Kết quả: Có thể nhập giá trị vào ô vừa chèn.

b. Chèn hàng

Bước 1: Chọn 1 hàng có vị trí kế bên hàng cần chèn.

Bước 2: Trên menu vào Layout -->Insert Above (chèn hàng bên trên) hoặc Insert Below (chèn hàng dưới).

Kết quả: Bạn có thể nhập giá trị vào các hàng vừa chèn.

4.2. Gộp ô

 Chọn các ô cần gôp. Chọn Layout -->Merge Cells.

Kết quả:

4.3. Tách ô

Chọn ô cần tách. Chọn Layout -->Split Cell.

Xuất hiện hộp thoại, chọn số hàng số cột cần tách, nhấn OK.

Kết quả:

4.4. Tách bảng

Chọn vị trí cần tách bảng. Layout -->Split Table

Kết quả:

4.5. Xóa hàng, cột, ô, bảng

 Chọn ô hàng, cột, bảng cần xóa Layout -->Delete --> Cells hoặc Rows hoặc Columm hoặc Table.

Khi tạo bảng biểu bạn có thể tùy chỉnh để có thể được một bảng biểu như mình mong muốn. Bạn có thể chèn, xóa…Hy vọng thủ thuật nhỏ trên đây sẽ giúp bạn giải quyết những rắc rối của mình.