Nếu bạn đang gặp phải tình trạng bù đầu với các loại giấy tờ tại nơi làm việc của mình. Bạn rất khó để tìm các loại giấy tờ như hóa đơn, biên lai, báo cáo, giấy phép, chứng từ, bản kế hoạch, dự án... Lúc này phần mềm digipaper sẽ là cứu cách vô cùng hữu ích dành cho bạn. Tính năng chính của nó là chuyển các tài liệu giấy tờ thành số hóa và lưu trữ một cách có tổ chức. Bạn sẽ nhanh chóng tìm thấy tài liệu mình cần cũng như kiểm soát hoạt động truy cập vào các tài liệu được số hóa khi cần thiết.
digipaper đặc biệt hữu ích cho việc tổ chức sắp xếp các loại tài liệu kỹ thuật số. Sau một thời gian công ty của bạn sẽ có rất nhiều các loại giấy tờ khác nhau từ các tệp tài liệu Word, bảng tính Excel, các bản thuyết trình PowerPoint, các file quảng cáo như biểu ngữ, áp phích, tờ rơi (được thiết kế bằng các phần mềm đồ họa) cùng nhiều loại tài liệu điện tử khác.
Download digipaper - Chuyển tài liệu giấy thành tài liệu kỹ thuật số
Khi có quá nhiều tài liệu như vậy sẽ dẫn đến việc sắp xếp chúng trở nên hết sức khó khăn. Thậm chí những người cùng làm một phòng cũng khó có thể phân biệt được đâu là tài liệu mới nhất, đâu là tài liệu đã được phê duyệt, tài liệu dự định sẽ được sử dụng các cuộc họp, đề xuất dự án, quy trình lập kế hoạch, hoạt động quảng cáo... Điều này có thể dẫn đến sự nhầm lẫn, gây ra những rắc rối lớn cho các vấn đề sau này. digipaper sẽ giúp mọi việc trở nên đơn giản hơn rất nhiều. Tiện ích cho phép bạn tổ chức nhiều loại tài liệu điện tử thành một kho lưu trữ (tương tự như kho lưu trữ tài liệu số hóa) để những người có chức năng có thể dễ dàng xác định vị trí tài liệu mình cần một cách chính xác.
Sử dụng digipaper, người dùng sẽ tránh được rất nhiều rủi ro trong việc bị mất mát các tài liệu quan trọng. Bởi các tài liệu giấy nếu được lưu trữ cẩn thận vẫn xảy ra tình trạng bị mục lát, hư hỏng chưa kể đến các mối nguy hiểm từ nước hay hỏa hoạn. Phần mềm không chỉ giúp bạn lưu trữ tài liệu một cách an toàn mà còn cho phép bạn sắp xếp và tổ chức chúng một cách khoa học để dễ dàng tìm kiếm và sử dụng khi có nhu cầu.
Tải digipaper - Quản lý, phân loại tài liệu theo thẻ tag
Phần mềm digipaper được phát triển dựa trên các nhu cầu thực tế đó là khi sử dụng các loại tài liệu kỹ thuật số, bạn sẽ không phải bận tâm đến việc hao mòn hay hỏng hóc theo thời gian như các loại tài liệu giấy. Do đó, tài liệu gốc có thể được lưu trữ an toàn ở một vị trí nào đó, tránh được việc bị thường xuyên sử dụng cũng như các yếu tố môi trường tác động gây ra sự mục nát.
digipaper được đánh giá là một trong những tiện ích hiệu quả nhất cho việc số hóa các tài liệu giấy thành tài liệu lưu trữ kỹ thuật số. Download digipaper và sử dụng, bạn có thể gắn thẻ (tag) cho từng tài liệu kỹ thuật số để dễ dàng nhận dạng sau này. Bạn cũng có thể quản lý quyền truy cập tài liệu của mình. Cấp phép truy cập cho các tài liệu kỹ thuật số cho một người hoặc nhóm người cụ thể nào đó. Hơn thế nữa, tính năng tìm kiếm mạnh mẽ và linh hoạt cho phép bạn nhanh chóng và dễ dàng xác định vị trí bản sao kỹ thuật số của bất kỳ tài liệu nào trong kho lưu trữ.
Download digipaper - Scan tài liệu, quản lý sắp xếp theo thẻ tag
digipaper được thiết kế với giao diện trực quan và rất dễ sử dụng. Một menu chính dành cho quản trị viên lưu trữ tài liệu. Tại đây bạn có thể tạo và quản lý kho lưu trữ, quản lý người dùng lưu trữ và phân quyền truy cập cho họ. Bạn cũng có thể lên lịch lưu trữ cũng như tạo các tag cho việc tìm kiếm dễ dàng. Tiếp đến là khu vực hiển thị tên các tài liệu lưu trữ được phân cấp dưới dạng cây thư mục. Khu vực Scan là nơi cho phép người dùng quét các tài liệu giấy và chuyển chúng sang lại tài liệu kỹ thuật số. Việc thêm thẻ vào bất kỳ tài liệu nào để dễ dàng cho việc tìm kiếm cũng như nhận dạng. Sau cùng là khu vực xem tài liệu cho phép bạn mở để xem các tài liệu riêng lẻ dưới dạng trình chiếu. Bạn có thể xem trong khung cửa sổ hoặc xem trong chế độ toàn màn hình. Sử dụng các nút Next, Preview chuyển đến trang khác hay lụi về trang sau.
Các tính năng chính của digipaper:
- Phần mềm chuyển tài liệu giấy thành tài liệu kỹ thuật số
- Tổ chức sắp xếp tài liệu khoa học
- Gắn tên tài liệu dưới dạng tag
- Tìm kiếm dễ dàng và nhanh chóng.
- Giao diện trực quan dễ sử dụng
Screenshots via Sarangsoft