Khi đăng ký gói Microsoft 365, người dùng có thể sử dụng phiên bản nâng cấp Outlook 365 với lợi ích cao cấp và các tính năng nâng cao của Outlook như quản lý email, lịch trình, tác vụ và danh bạ trên giao diện không có quảng cáo, tên miền tùy chỉnh. Bên cạnh đó, việc tạo tài khoản Outlook 365 còn giúp người dùng có thêm nhiều tùy chọn bảo mật nâng cao, phiên bản Office đầy đủ dành cho máy tính để bàn và 1TB dung lượng lưu trữ trên đám mây.
1. Outlook 365 là gì?
Ra mắt vào năm 2001, Office 365 là phiên bản trực tuyến dựa trên đám mây của bộ phần mềm văn phòng Microsoft Office nổi tiếng của Microsoft. Tương tự như phiên bản truyền thống, Office 365 cũng bao gồm các ứng dụng văn phòng phổ biến bao gồm Word, Excel, PowerPoint, Outlook và OneNote. Trong đó Outlook 365 được coi như phiên bản nâng cấp của dịch vụ Outlook với nhiều lợi ích và tính năng bổ sung.
Outlook 365 cho phép người dùng kiểm soát email bằng các bộ lọc và thư mục, xác định tên trong sổ địa chỉ hoặc lên lịch gửi email đến tự động trả lời khi người dùng không có mặt. Outlook cũng có tính năng lịch trình để tổ chức các cuộc họp, sự kiện hoặc đặt ra thời hạn cho các dự án.
Bằng cách tích hợp với các ứng dụng Office 365 khác, Outlook 365 có thể được sử dụng cho nhiều tác vụ như kế toán, nhập dữ liệu, xử lý văn bản hoặc tạo bản trình bày thông qua phần mềm như Excel, Access, Word hoặc PowerPoint. Như vậy, Outlook 365 cung cấp một nền tảng tập trung để người dùng có thể làm việc, học tập hoặc đơn giản chỉ là quản lý gửi và email.
Nếu như những người dùng thông thường có thể sử dụng phiên bản web của Outlook cho email cá nhân thì các tập đoàn kinh doanh, tổ chức giáo dục và tổ chức phi lợi nhuận sử dụng Outlook 365 để liên lạc qua email, sắp xếp lịch trình và hoàn thành các dự án lớn.
2. Những lợi ích khi sử dụng Outlook 365
- Truy cập email ở mọi nơi
Outlook 365 cho phép người dùng lưu trữ tất cả các email, file đính kèm trên đám mây. Điều này có nghĩa là bạn có thể truy cập và làm việc trên mọi thiết bị, từ bất kỳ địa điểm nào có kết nối Internet.
- Lưu trữ đám mây an toàn
Outlook 365 là một môi trường hoàn toàn an toàn với các biện pháp bảo mật mạnh mẽ từ Microsoft như xác thực hai yếu tố. Điều này đảm bảo những người không được ủy quyền không thể truy cập vào email của bạn. Bên cạnh đó, Outlook 365 còn có thể xác định và ngăn chặn ngay lập tức các mối đe dọa và phần mềm độc hại, đảm bảo an toàn cho dữ liệu hoặc thông tin bí mật của bạn.
Với việc được lưu trữ trên đám mây và được sao lưu thường xuyên, dữ liệu của bạn như Email, file, văn bản,.. sẽ luôn được an toàn kể cả khi thiết bị vật lý của bạn có trục trặc. Outlook 365 cũng có khả năng khôi phục lại dữ liệu, nghĩa là các email riêng lẻ hoặc thậm chí toàn bộ hộp thư đến có thể được khôi phục trong trường hợp cần thiết.
- Cải thiện khả năng làm việc nhóm
Outlook 365 cung cấp cho người dùng các công cụ để giữ liên lạc tập trung và đơn giản. Với khả năng tích hợp cùng Skype và Teams, bạn có thể nhắn tin tức thời, thêm nhận xét và gửi file hay email cần thiết trên một nền tảng duy nhất. Khả năng này cực kỳ hữu ích khi bạn cần sự cộng tác giữa các bộ phận hay làm viêc nhóm trong một dự án nhất định.
Bằng cách tận dụng các tính năng này, bạn có thể liên lạc thường xuyên và ngay lập tức với các nhóm hoặc cá nhân ở bất cứ đâu và bất cứ lúc nào. Ngoài ra, Outlook 365 cho phép bạn chia sẻ hộp thư, lịch trình, danh bạ và chỉnh sửa tài liệu trong thời gian thực thông qua các công cụ cộng tác. Nhờ đó, bạn có thể xem lịch trình của tất cả cá nhân trong công ty, từ đó lên lịch các cuộc họp phù hợp với thời gian biểu của mọi người.
- Tiết kiệm chi phí
Để sử dụng Outlook 365 trong bộ Office 365, người dùng cần trả phí theo tháng cho mỗi tài khoản sử dụng. Các doanh nghiệp còn có thể lựa chọn thanh toán theo các mức độ cũng như tính năng khác nhau để tối ưu hiệu quả. Như vậy, với những khoản phí rõ ràng, bạn có thể dễ dàng quản lý cũng như lập ngân sách chi tiêu cho bộ ứng dụng văn phòng này. Bên cạnh đó, Microsoft không thu thêm bất kỳ chi phí nào cho các bản cập nhật, vì vậy bạn sẽ không phải lo về chi phí bất ngờ hoặc bổ sung.
- Tự động cập nhật
Không chỉ Outlook 365, tất cả ứng dụng khác đều sẽ hoạt động trực tuyến mà không yêu cầu bạn cài đặt bất kỳ phần mềm nào. Các bản cập nhật sẽ được thực hiện tự động theo các khoảng thời gian định trước, vì vậy bạn không phải lo lắng về việc mình có đang sử dụng phiên bản mới nhất hay không. Chi phí mua phần mềm mới cũng được loại bỏ do các bản cập nhật đã được bao gồm trong gói đăng ký Office 365 của bạn.
- Tự tạo tên miền riêng
Gói Office 365 cho phép bạn sử dụng tên miền của mình để tạo địa chỉ email doanh nghiệp bằng Outlook. Qua đó, bạn có thể tùy chỉnh thay đổi email của nhân sự trong doanh nghiệp khi cần thiết hoặc chủ động kiểm soát nội dung email gửi đi, nhận về của nhân viên. Outlook 365 cũng cung cấp giao diện chuyên nghiệp hơn khi gửi email và các tính năng mạnh mẽ như chống thư rác, chọn lọc các đối tượng có thể gửi và nhận thông tin tùy theo nhu cầu.
3. Tính năng nổi bật của Outlook 365
Khi sử dụng Outlook 365, bạn sẽ được trải nghiệm các tính năng sau đây:
- Tốc độ truy cập nhanh, truy cập mọi lúc mọi nơi.
- Không giới hạn không gian lưu trữ email.
- Email được sắp xếp theo từng danh mục như dung lượng, thời gian nhận, thời gian gửi để dễ dàng tra cứu.
- Tạo và sắp xếp lịch trình, thời gian biểu hiệu quả.
- Đăng ký, tự tạo tên miền email tùy chỉnh.
4. Tải và cài đặt Outlook 365
Bạn truy cập liên kết đăng nhập Outlook 365 Web.
Sau đó tham khảo thêm cách đăng nhập Outlook 365 trên web để trải nghiệm những tính năng cơ bản của Microsoft Outlook mà không cần cài đặt ứng dụng.